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公司档案编号规则
一、目的
为了规范公司档案管理, 在整理和管理档案过程中, 以字符形式赋予档案的
一组代码,档号是存取档案的标记,并且有统计监督作用。
本规则规定了企业档案的分类整理、 类目标识、 档号编制及编制检索工具的
一般方法和要求。
二、档案编号规则
档案编号: 由四个部分组成,分别是一级目录、 二级目录、三级目录 (年月)、
流水号
1、一级目录
根据企业的情况,一级目录以部门为划分
例如:人事部( RS)、 财务部 (CW)、物流部 (WL)。
2、二级目录
以档案的类别为划分:取类别的拼音的首个字母。
如:项目( XM)、合同( HT)
3、三级目录(年月)
因考虑到很多档案都是日累月积的, 并且查找的时候也大多是以时间为依据
的,故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录, 年份取后两位数字, 月
亦为两位数,如果不能确定具体月份则以 00 表示
如: 2013 年 3 月— 1303,2013 年 12 月— 1312,2013 年— 1300
4 、流水号
四位数字为流水号,如 0001,0033
5、例子
人事部 2013 年 6 月 5 日签订的办公楼装修合同: RS-HT-1306-0021
三、档案排架规则
排架顺序以档案字母为序,按字母前后顺序排例,具体档案架排序,以二级
目录的字母顺序为序。
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