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档案管理档案制度及培训教材 档案接收制度 一、接收时间及程序 1 ．在研究课题结束后次年7 月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件，到综 合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组的材料进行分类（一个课题一 套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上）整理后由兼职档案员到综 合档案室立卷并办理移交手续。每年的 11 月、12 月不接受科研课题归档工作，其它档案照常接收。 2 ．机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。 3 ．基建项目在竣工验收后六个月内归档。 4 ．大型仪器设备在验收后归档。 5 ．会计档案每年十月底以前归档（保存两年后）。 6 ．刊物档案每年年底前立卷归档。 7 ．声像档案每年六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。 8 ．去世五年后的人事档案每年六月底前归档。 9 ．研究生毕业论文在答辩后归档。 10 ．公开发表的论文每年三月二十日前归档。 11 ．专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。 二、立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上鉴字，各保存一份（移交目录表由综合档案 室提供）。 目录 1 、档案管理制度 2 、档案库房管理制度 3 、档案归档制度 4 、档案保管制度 5 、档案收集制度 6 、档案整理制度 7 、档案立卷制度 8 、档案借阅制度 9 、档案必威体育官网网址制度 10 、档案统计制度 11 、档案销毁制度 12 、会计档案管理制度 13 、科研档案管理制度 14 、设备档案管理制度 15 、基建档案管理制度 16 、声像档案管理制度 17 、信用档案管理制度 18 、电子档案管理制度 19 、档案室 “四参加”工作制度 档案管理制度 一、为加强学校档案管理，根据《档案法》和科技事业单位档案目标管理的要求，结合本校实际， 制定本制度。 二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学 籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、 照片、录音、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。 三、加强安全必威体育官网网址工作，维护档案的安全，防止发生失、泄密事件。 四、负责档密的日常借阅、信息咨询和技术服务，编制必要的案卷目录、检索工具，为准确、及时 地提供利用创造条件。 五、归档范围：执行《山东省济南卫生学校档案分类编号实施办法》及《档案分类主表、保管期限 表》。 六、归档的基本要求： 1 ．凡归档的文件材料，必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料，组成标准的保管单位 (卷) ，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或有关领导审核后，办理归档手续，移交 档案室。 2 ．归档的文件材料，必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条 和文字清楚。 七、归档时间： 1 ．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理 类等需归档的文件材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。 2 ．科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围，向档案室移交 全部科研文件材料。 3 ．基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室 移交全部竣工文件材料。 4 ．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移交。 5 ．设备档案在设备、仪器的开箱时，由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账，填 写人库清单，文件材料的原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。 档案库房管理制度 一、为加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档案的寿命，有效地为学校的各项工作提供信息， 根据本校实际制定本制度。 二、严格遵守党和国家关于档案安全、必威体育官网网址等有关规定。 三、档案柜排列整齐、规范，档案柜与墙壁保持一定距离(不小于 10cm) ，便于通风、降温、去湿。 四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。 五、定期对库房进行清理核对，做到账物相符。 六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。 七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必须备有窗帘作 为遮阳措施。 八、经常保持库内整洁通风，做好温、湿度记录，库温保持在 14-２４℃，变化幅度不超过±2℃。 相对湿度控制在 45-60% ，变化幅度不超过±5% 。 九、库