会议管理制度2013.pdfVIP

爵士兔品牌有限公司 会议管理制度 批准 董 事 长 审核 总 经 办 编 制 人力行政中心 签字 签字 签 字 日期 2013 年 月 日 日期 2013年 月 日 日 期 2013 年 月 日 1. 目的： 为使公司内部得到有效沟通，规范例会管理，达到会议效果，特制定本会议管理 制度。 2. 适用范围： 公司组织召开的管理例会以及其它会议。 3. 职责： 3.1 各中心、部门负责例会的召集和召开，根据需要，邀请公司相关中心、部门负 责人及人员参加。 3.2 人力行政中心负责组织和主持公司每星期一的周会、月度工作总结会、年中工 作总结会、和年度工作总结会的组织，如遇特殊事情需要推延时，应及时通知相 关中心、部门负责人。 3.3 人力行政中心负责主持每年五月一日、十月一日、 “元旦”“尾牙”等节日召开 的全公司员工大会，以及公司开展的其它各项庆祝或者晚会活动。 3.4 对公司级例会，由人力行政中心做好会议纪要；中心、部级会议由会议召集人 撰写会议纪要，交人力行政中心备案存档，必要时发布会议纪要。 4. 定义： 4.1 公司级会议是指每周一周会、 月度工作计划总结会、 年中工作计划总结会、 年 度工作总结会及下年度工作计划会，节日庆祝大会和表彰会。 4.2 中心、部级会议是指各中心、部门组织召开的会议。 5. 会议召开 5.1 周会由人力行政总监助理作为主持人宣布开会并点名， 说明此次会议主题 （例 会可省略）。 5.1.1 各中心、部门总监 / 经理向总经理 / 董事长汇报本中心、 部门本周的工作执行 情况及存在的问题，阐述下周的工作安排及需要配合的事项，相关对接中心、部 门，存在困难及意见的反馈和提议并回答上次周会所提出问题的解决结果，汇报 时间一般不超过 8 分钟。 5.1.2 会议发言顺序为：外贸部→品牌运营中心 -- 电子商务部 -- 产品研发中心 -- 生产制造中心 -- →品管部 -- 财务部 采购 - →人力行政中心等负责人。 5.1.3 董事长 / 总经办对各中心、部门汇报的情况和存在的问题提出处理意见，并 部署下一周的工作重点，发言时间一般不超过 20 分钟。 5.1.4 主持人在征询各位参会人员不再发言的意见后，宣布会议结束。 5.1.5 人力行政总监助理对各发言人的讲话重点进行记录， 并形成会议纪要及会议 决议，于下周三发放到各中心、部门。 5.2 公司产供销会议程序， 总经办作为主持人宣布开会并点名， 并说明此次会议主 题（例会可省略） ，会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心备案存档。 5.3 公司物控成本分析会开会程序，财务 部经理作为主持人宣布开会并点名，并 说明此次会议主题（例会可省略） ，会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心 备 案存档。 5.4 公司品质研讨会开会程序，品管部经理 / 主管作为主持人宣布开会并点名，并 说明此次会议主题（例会可省略） ，会后次日应将会议内容整理并报人力行政中心 备案存档。 5.5 公司培训学习会开会程序， 人力行政总监助理作为组织者首先对参会人员进行 点名并记录，并宣布培训会开始，说明此次培训会议主题，会后次日将培训会议 主要内容整理并备案存档。 5.6 公司月度工作总结计划会开会程序，人力行政中心总监作为主持人首先点名， 并宣布开会，说明此次会议主题，会前人力行政总监助理应将参会发言人会议材 料发放到各中心、部门经理并归档。 5.6.1 各中心、部门经理（主管）提前一天将会议资料电子档交人力行政中心，由 人力行政中心组织分发给中心、部门经理。 5.6.2 会议发言顺序为：外贸部→品牌运营中心 -- 电子商务部 -- 产品研发中心 -- 生产制造中心 -- →品管部 -- 财务部 采购 -