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IT 项目采购与外包管理 项目采购概述 采购计划编制 IT 项目招标计划编制 常用的项目采购方式 项目采购的合同管理 案例分析 - 基于中国通信器材商 务网进行招标投标的实例 项目采购管理（ Project Procurement Management ）有人也将其译为“项目获得管 理”，是指在整个项目过程中项目组织从外部寻 求和采购各种项目所需资源（商品和劳务）的管 理过程。 项目所需的资源主要有两种：一种是有形的商品 （ Goods ），一种是无形的劳务 (Services) 。对 于一般项目而言，商品包括各种原材料、设备、 工具、机器、仪器、能源等实物，而劳务则包括 各种项目实施、项目管理、专家咨询、中介服务 等，项目所需劳务的最主要构成是总承包商和分 包商承担的项目实施任务。 第一节 项目采购管理概述 ? 降低成本 ? 打造核心业务 ? 从外界获得专门的技能和技术 ? 提高灵活性 ? 提高责任性 ? 减少贪污、浪费 项目采购的重要性 在项目采购管理中，主要涉及到四个方 面的利益主体以及他们之间的角色互动。 这些是 项目业主 / 客户 项目组织（承包商或项目团队） 供应商 项目的分包商 项目采购管理中的关键角色 项目业主 / 客户是项目的发起方和出资方，他们既是项目最终 成果的所有者或使用者，也是项目资源的最终购买者。 承包商或项目团队是项目业主 / 客户的代理人和劳务提供者， 他们为项目业主 / 客户完成项目商品和部分劳务的采购，然后 从项目业主 / 客户那里获得补偿。 供应商是为项目组织提供项目所需商品和部分劳务的工商企 业组织，他们可以直接业主 / 客户交易，也可以直接与承包商 或项目团队交易，并提供项目所需的商品和劳务。 项目分包商或专家是专门从事某个方面服务的工商企业或独 立工作者，当项目组织缺少某种专长人才或资源去完成某些 项目任务时，他们可以雇用各种分包商或专家来完成这些任 务，分包商或专家可以直接对项目组织负责，也可以直接对 项目业主 / 客户负责 。 项目业主 / 客户 承包商 / 项 目团队 （项目组 织） 资源供应商 分包商 / 专家 项目角色的关系 图 12-1 中的实线箭线既表示“委托 — 代理”关系 的方向，也表示项目资金的流向；而其中的 虚线箭线则表示项目采购中的责任关系。 采购计划编制 — 决定何时采购何物。 编制招标计划 — 形成产品需求文档，并确 定可能的供方。 询价（招标） — 获得报价单、投标、出 价、或在适当的时候取得建议书 供方选择 — 从可能的卖方中进行选择。 合同管理 — 管理与卖方的关系 合同收尾 — 合同的完成和解决，包括对任何未解决事 项的解决方案。 项目采购管理过程 采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些 产品和服务能够最好满足项目需求的过程。它 必须在范围定义的工作中完成。采购计划编制 涉及需要考虑的事项包括是否采购？怎样采购？ 采购什么？采购多少？什么时候采购等。 第二节 采购计划编制 输入 范围说明书 产品说明书 采购资源 市场状况 其他计划编 制的输出 约束条件 假设 工具和技术 自制 / 外购分析 专家判断 合同类型选择 输出 采购管理计划 工作说明书 1. 产品说明书：提供在采购计划编制中必须考虑的关 于任何技术问题或重要信息。 产品说明书一般比工作说明书更广。产品说明书说 明的是项目的最终产品；工作说明书说明的是需要由 卖方提供的项目最终产品的某一部分。然而，如果执 行组织选择采购整个产品，则二者的差别自然消失。 2 ．采购资源：如果执行组织没有正式的合同部门， 那么，项目团队就必须自己寻求资源和专家意见，以 支持项目采购活动。 3 ．市场状况：采购计划编制过程必须考虑到市场能 够提供何种产品和服务、由谁提供以及适用的合同条 款。 采购计划编制的输入 1. 自制 - 外购分析：用来分析某种产品由执行组织 生产是否成本更低。自制 - 外购分析包括对间接成本 和直接成本两方面的分析。例如，在外购分析时， 不仅应考虑直接成本，而且应包括采购产品的成本 和管理购买过程的间接费用。 另外，自制和外购分析必须反映执行组织的长远考 虑和项目眼前的直接需求。例如，采购一项资本性 支出项目（从建筑吊车到个人电脑的任何项目）的 成本可能会比租赁他们多，也可能少。然而，如果 执行组织对某一项目有持续需求的话，那么分摊到 项目的购货成本可能比租赁的低。 采购计划编制的工具和技术 2. 专家判断：经常需要专家的技术判 断来评估这个过程的输入。这种专家 判断可由具有专门知识、来自于多种 供方的团体和个人提供。 合同一般分成三大类： 固定价格 / 总价合同 成本补偿合同 工时与材料合同 3. 合同类型选择：不同类型的采 购应采用适合其特点的合同。 固定价格 / 总价合同