办公软件高级应用 排序数据 排序数据.docx

任务5.2 分析助学贷款数据 任务要求 国家为解决高校经济困难学生无力支付学费、生活费而发放的助学贷款，可以资助高校困难学生顺利完成学业。在发放助学贷款的同时，学校需要根据贷款学生申请的贷款信息进行分析统计方便学生核对，还可以将助学贷款数据打印出来。 本任务分析助学贷款数据结果如图5-29所示。 图5-29 助学贷款清单数据分析结果 实现方案 根据助学贷款数据的分析步骤，设计本任务的实现方案如图5-30所示。 图5-30 助学贷款数据分析步骤 5.2.1 排序数据 对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，组织并查找所需数据，最终做出更有效的决策。 实现方法 1．输入助学贷款清单数据 使用记录单输入助学贷款清单中所有数据。操作过程如下： ①新建工作簿“助学贷款清单”，将“Sheet1”工作表改名为“助学贷款”，并删除工作表“Sheet2”和“Sheet3”。在工作表“助学贷款”中输入标题、表头及第1条记录。 ②单击“Office”按钮，在弹出菜单中选择“Excel选项”，打开“Excel选项”对话框。 ③在“自定义”标签右边的“从下列位置选择命令”的下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，下面的列表框中选择“记录单”，单击“添加”按钮，记录单将被添加到右边的“自定义快速访问工具栏”中。如图5-31所示。单击“确定”按钮，可以看到快速访问工具栏中增加了“记录单”按钮。 图5-31 添加“记录单” ④选择工作表中已输入数据的任何一个单元格，单击“记录单”按钮，打开名称为“助学贷款”的记录单对话框。如图5-32所示。对话框中显示了数据清单的第一条记录。左边第一列是工作表的字段名称，第二列是该记录的各字段值，右上角显示的是记录序号（如图中的1/1，表示共有1条记录，这是第1条记录），右边是对记录操作的各命令按钮。 ⑤单击“新建”按钮，即增加了第2条记录。在左边第二列键入该记录的各字段值：“2”、“机械工程学院”、、“胡鸿”、“2009/10/20”、“3200”、“3”。 图5-32 “助学贷款”记录单对话框 ⑥相同的方法输入所有记录后单击“关闭”按钮，完成输入。 相关知识点： ①数据清单是Excel 2007工作表中单元格构成的矩形区域，它包含相关数据的一系列工作表数据行，即一张二维表，又称为数据列表。数据清单中的列又被称为字段，标识字段第一行称为标题行（表头），标题行中的单元格被称为字段名。除字段名之外的数据清单中的每行被称为一条记录。 数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel 2007检测和选定数据列表；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相同的两行记录。在一张工作表上只能建立一个数据清单。某些清单管理功能如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。 ②在一个列数很多的Excel表格中输入数据时，来回拉动滚动条，既麻烦又容易错行，非常不方便。这时，我们可以利用记录单来输入。利用记录单可以从数据清单中查看、更改、添加以及删除记录，或者根据指定的条件查找特定的记录。一个记录单一次只显示一条完整的记录。如果在记录单上输入或编辑数据，Excel 2007将在数据清单中及时更改相应的单元格内容。 记录单还可以对记录进行其它操作，如记录的修改、删除、查找等。 a.记录的修改：在当前记录中单击某一字段值框，即进入对该框的编辑状态，对其中的值进行修改。如果记录中某一项是公式，则不能直接编辑。 b.记录的删除：按“删除”按钮，并在警告对话框中单击“确定”，即可删除当前记录。 c.记录的查找：单击“条件”按钮，记录单中的各输入框都变成了空框。在任一输入框中给出条件并按回车键，Excel 2007会查找满足该条件的第一条记录并显示出来。若有多个满足条件的记录，可单击“下一条”或“上一条”按钮查看其它记录。条件设立后不会自动撤除，需要再次单击“条件”按钮，然后单击“删除”按钮删除条件，恢复到正常状态。 小技巧： 可以删除数据清单中的重复值，该重复值将会永久删除。删除重复值时，只有单元格区域或表中的值会受影响。在单元格区域或表以外的其他任何值都不会更改或移动。操作过程如下： ①选择数据清单中的任何一个单元格。 ②单击“数据”选项卡“数据工具”组的“删除重复项”，打开“删除重复项”对话框。如图5-33所示。 图5-33 “删除重复项”对话框 在“列”下，选择一个或多个列；如果要快速选中所有列，则单击“全选”； 如果要快速清除所有列，则单击“取消全选”。 ③单击“确定”按钮。 2．修饰“助学贷款清单” 按照上节中学习的方法对“助学贷款清单”做简单的修饰。如图5-34所示。 图5-34 修饰后的“助学贷款清单” 3．单列排序 单列排序只对数据清单中的某一列进行排序。 对“助学贷款清单”中的“借贷