时间管理第二象限工作法精编.ppt

工作亦珐之时间管理 第二象限工作法 辱瘼 在这个自主承担责任而又以业绩说话 的时代,你是否常常觉得时间不够用?常 常把“时光如流水”,“时间就是金钱”挂在 嘴边,等到真正体会到而又充满紧迫感时, 又不知道如何去管理、利用时间,常常忙 忙碌碌却是碌碌而为的结局,常常玩乐闲 逛似乎又并没有多开心,留下地只是空虚, 这是因为我们不合理懂得管理时间!在此 向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部 分——第二象限组织法。 公司现状1 时间管瑰 现在我们的经理们,整天也是忙里忙外,上上下下,丢 三落四,失魂落魄,但就是不出效率,反而把很多简单的事情 复杂化。在公司里经常能看到这些问题 1、电话又响了 急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不接的 话。可是,手头上正在写的一个计划,一个上午了,还没写几 个字….2、马拉松式的会议已经开了两天了,还没有什么结 果。会上你进来他出去,东一句西一句,说着说着就跑题了 有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬;有的人开了半天会, 还不知来干什么;还有的,把开会当休息,闭目养神,你们爱 发言发言、爱争吵争吵吧…3、整天就象救火车、哪里有火 情就马上赶到哪里,真是日理万机。可是这里也救火、那里也 救火,天天忙救火,就没有时间静下来想想,“火灾”是从哪 里来的? 管瑰 公司现状2 a)做事情没有轻重缓急和主次之分,经常本末倒置,终日埋 头于无关重要的事务上。 b)喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风,使自己成为下属任 务的执行者,大大浪费了自己的时间。 c)对下属工作不放心,替下属儆工作,结果整天被埋在事务 性的工作里 d)上司不定期的召见使下属的时间具有很大的随意性。 e)对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完,对于棘手的事情拖 延进行,只有通过加班来完成 分 时阃管瑰 第一、没有计划。很多人早上一醒来之后,大脑中模糊地 觉得今天有一个什么样的安排,但是没有变成一个很明细 的计划,到办公室后就凭着大体的印象开始处理工作,然 后,什么事情找到头上来了就处理什么事情,于是一天的 工作就身不由已了 第二、眉毛胡子一把抓。经理们的习惯就是觉得每一件事 情都很重要,每一件事情都需要完成,为了一件很小的事 情,在那儿找资料,打电话求证,反复研究对比,但实际 上事后仔细一分析,这件事情对他今天或者这段时间的工 作,是无关紧要的,根本不值得花很多时间去处理。有 些人也做计划,但他有一个缺陷,就是没有安排优先顺序。 四分 时阃管瑰 第三、没有养成良好的习惯。很多人出现身不由已的问 题,是因为没有形成一个好的习惯,不会说拒绝。比如 有些人的工作习惯是什么紧急就先处理什么,谁来找就 去忙谁的事,结果一天忙下来,给下属干了事、给上司 干了事、给同事帮了忙,就是把自己的事搁在了一边, 该做的事没做 第四、外部的打扰。有研究表明,外部打扰首先是来 自于下属,第二是上司,第三是同事,第四是客户。 对中层经理来讲,下属对他的打扰是第一位的,什么 请示汇报、沟通交流、谈心、做指示啊等等,都在影 响着他的时间。如果经理不能很好地指导下属进行时 间管理,最后自己就会身不由己。 时阃管瑰 高效时间管理: 第二豪限二作法 时阃管瑰 一、传统时间管理法的核心:以“急”为重 低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套,天天处 理“急事”,天天救火,在焦头烂额的同时,内心深处还会 升腾一种“忙”的“成就感”!从而也就深陷其中而不能自 拔,把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事,加 上“成就感”作怪,员工是救火队员,干部是救火队长,整 一个组织就变为救火大队 大家可以仔细想想,救火队能够让财产升值吗?所以, 忙是瞎忙。 高效时间管理法的核心:先轻重,后缓急 在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重 再考虑事情的“缓急”,也就是我们通常采用的“第二象限 组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的 关系,请看四象限图: 工作的两种划分方法 1按照工作的紧急程度划分 例 紧急 不紧急 紧急处理客户投诉工作总结 〔外事故处理 修改工作流程 1.按照工作的重要程度划分 ■例 重要 不重要 销售费用预算 接待无关人 拜访重要客户 网上看笑话 四象限划分 數学上豪照洶分 对应二作剡分 第 二象限第一象跟 第三象限第四象限