精梳版GTD时间管理.ppt

特别提示 “计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划”。 “不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要的事”。 只须周密计划好最紧要的20％，其余的80％事情只要有备忘就足够了！ .......... * 计划锦囊 *????? 计划的基础和关注核心是目标。 *????? 好的目标要符合SMART原则。 *????? 目标要有主次之分和优先顺序。 *????? 目标设定最后期限，专人负责。 *????? 防火重于救火，预先评估问题。 .......... * 创造时间第二招： 要 事 第 一 （确定优先顺序） .......... * 有效的行动 紧 急 不 重 要 重 要 不紧急 时间矩阵图 .......... * 工作 重 要 性 高 低 急 切 性 处理危机 　传真或邮寄文件 高 　出差开分公司 　回答一般电话查询 　处理经销商投诉 　准备今天早上开会用的茶点 　面试高职位员工　 　　　 A B 低 　 C 　参加一般工作会议 　准备季度工作报告 　制定下年度预算案 　初步评估应征者 　文件归档 　清理废物 　订购下月往北京机票 D 　将信件初步分类及处理 　参观展览 安排一场员工足球赛 　复印文件 　 .......... * 创造时间第三招： 组 织 得 当 .......... * 5－S Practice 五常法 －－改善品质及生产力的关键 英 语 意 义 例 子 Structurise 常组织 Clean up the trash 把垃圾清掉 Systematise 常整顿 Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到要找的文件 Sanitise 常清洁 Responsibilities of personal hygiene 个人清洁卫生责任 Standardise 常规范 Transparency of storage 贮藏的透明度 Self-discipline 常自律 Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法 .......... * “常组织”活动概要 常用程度 使用频率（必需的程度） 保存方法 低 过去一年都未使用过的物品 过去一年只使用过一次的物品 扔掉 保存在比较远的地方 中 过去的二至六个月只使用过一次的物品 一个月使用数次的物品 把它保存在工作区域的中间部分 高 一周使用一次的物品 每天都要使用的物品 每小时都要使用的物品 保存在工作最接近的 地方，甚至随身携带 .......... * 讨论：如何使办公室成为省时工作站？ 杂乱无章的办公室： 你会因此无法控制工作； 生产率下降； 分心、疲劳、紧张； 使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。 .......... * 方法：及时处理，一次完成 Filing 归档 Executionm 执行 Circulation 传阅 Abandonmen 废弃 处理文书 .......... * 工作简化法 崔西定律： 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 ； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。 .......... * 剔、合、排、简 剔——剔除 运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除： WHY?　为何做？——不做可以吗？ WHAT?　做什么？——不这样做可以吗？ WHERE?　在那里做？——一定要在这个部门做吗？ WHEN?　何时做？——换个时间可以吗？ HOW?　如何做？——变通办法做可以吗？ 合——合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并 　 排——重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排 　 简——简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。 .......... * 创造时间第四招： 与人共事 .......... *