DB44∕T 2018-2017 特种设备技术档案管理规范.docx

ICS 01.140.20 A 14备案号：57248-2017 DB44 A 14 广 东 省 地 方 标 准 DB44/T 2018—2017 特种设备技术档案管理规范 Specification for technical archives management of special equipment 2017 - 06 - 23 发布 2017 - 09 - 23 实施 广东省质量技术监督局 发 布 DB44/T 2018 DB44/T 2018—2017 DB44/T 2018 DB44/T 2018—2017 I I II II 目 次 前言 II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 基本要求 1 5 纸质档案管理要求 2 6 电子档案管理要求 5 7 评价与改进 5 附录 A （规范性附录） 档案资料归档基本内容及保管期限 6 附录 B （规范性附录） 档案编码规则 13 附录 C （资料性附录） 档案工作用表样式 14 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出本标准由广东省质量技术监督局归口。 PAGE PAGE 24 PAGE PAGE 25 特种设备技术档案管理规范 范围 本标准规定了特种设备技术档案管理的术语和定义、基本要求、纸质档案管理要求、电子档案管理要求及评价与改进。 本标准适用于从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测等一项或多项活动的单位（以下称档案管理单位），对特种设备技术档案（以下简称档案）的管理。 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 6 档案装具 DA/T 12 全宗卷规范DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 25 档案修裱技术规范 术语和定义 DA/T 1中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 档案管理 archives management 对国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有保存价值的材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。 注：本标准所指的社会活动是指特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、经营、使用、检验、检测等活动。 基本要求 档案管理单位应对本单位特种设备技术资料（以下简称技术资料）做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作，建立相应的管理制度，保证档案真实、完整、安全和有效。 档案管理单位对档案中记载的信息负有必威体育官网网址责任。 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时， 宜以纸质档案记载信息为准。 档案管理单位应按照 DA/T 12 建立全宗卷，并将反映有关的档案管理过程和历史情况的文件材料归入全宗卷。 档案管理单位应对档案工作实行统一领导、分级管理。 档案管理单位应有专职部门负责档案工作的统一规划和领导，设置相对独立的档案管理区（档案库房）。 档案管理区（档案库房）宜按照保管期限、档案类别和年度划分区域，入库档案应按统一规则定位。 档案管理区（档案库房）应采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全。 档案管理单位的专职部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用和移交等工作。 纸质档案管理要求 档案资料收集 档案资料收集范围见附录A。档案资料的收集内容应真实、准确。 档案整理 资料整理。技术资料按照特种设备的类别、从事活动的类别进行整理，整理的规则应符合 DA/T 22 的规定。 档案分类。档案管理单位根据特种设备的类别和从事活动的类别对档案进行层级分类管理，统一档案编码，档案的分类及编码规则见附录 B。 档案立卷 组卷 经收集整理的技术资料应及时组卷，视情况可按月、季度或年度组卷，不应跨年组卷。技术资料以办结日期确定形成时间。 案卷内材料按照案卷封面、卷内文件目录、技术资料、卷内备考表的顺序依次排列，宜按单台特种设备的技术资料进行组卷。 编号 根据附录B规定的编码规则，对档案编制档案号。 编目 档案按特种设备的类别和从事活动的类别根据不同的保管期限进行编目。 案卷目录的项目包括序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限等。卷内目录的项目包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数等。 装订 技术资料装订时应使用对纸张无害的装订工具及耗材。 具有电子文件形式的