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档案管理如何规范档案管理 如何规范档案管理 内容摘要： 一、档案的定义 二、文书处理 三、档案整理 主要内容： 一、档案的定义 档案就是各机关、企事业单位、人民团体在社会活动中形成的 各种文件材料（文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、 影碟、U 盘）经过系统的整理、归档、入柜。这就是档案。 二、文书处理 又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家或社 会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的 工作成效有直接影响。 1 、基本原则和要求是：及时、准确、必威体育官网网址。 2 、文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包 括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签 注、立卷、归档(或清退、销毁) ；发文包括拟稿、核稿、签发、 缮印、校对、用印(签署) 、登记、发出、对外催办、立卷、归档 (或销毁) 。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相 互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理， 具有规范性。 3 、拟办。即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各 项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和 建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要； ③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供 依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前 后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报 批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行 初步鉴别。 4 、批办。是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导 人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原 则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批 办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执 行的上级组织来文 ,要批示组织实施的具体方案 ;对需要具体办 理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅 知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围 ;对需要回复的来文, 要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会 同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。 5 、催办。分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收 文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办 是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全 催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自 催办；②拟制文件催办单(或卡) ，对需催办的文件逐件登记，随 时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、 便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合 起来。 6 、核稿。是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办 公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制 发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文， 防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是 否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导 指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上 级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核 其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准 确、简明、易懂 ,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字 迹材料是否符合国家标准与有关规定。 7 、签发。是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。 即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求： ①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广 的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由 秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务 性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综 合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成 为定稿，并可据其印制文件正本。 三、档案管理 1 、如何做到档案的齐全完整，这就需要各机关企事业单位 有关文书处理、档案管理人员去作一些收集工作。收集工作主要 就是通过例行制度和专门的征集办法，把分散在机关各科室、领 导个人手中或失散在其他地方的文件材料进行归档，实行集中统 一由档案室管理。这样就需要单位制定相应的收集、接