秘书理论与秘书实务 随从工作 5模块二 随从工作.ppt

模块二 基础职业技能 第五章 随从工作 第一节 随从工作概述 一、随从工作的含义 随从工作是指秘书随同领导外出活动期间，为领导顺利开展工作所进行的综合性流动服务活动。 二、秘书随从工作的特点 １.流动性 ２.时限性 ３.全面性 ４.复杂性 三、随从工作程序 准备 出访 结束 课堂练习： 案例1分析： 一次迟到丢失一个商机 天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见的前一晚直飞三伸公司所在地A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城。于是秘书改订约见日上午8：00的机票（因为当日上午只有一次航班）。但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。于是该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与三利公司合作的商机。 第二节 随从工作的准备 阅读材料1 领导出差时,秘书应做些什么 表3 随行前准备工作的主要内容 业务资料 旅行相关资料 有关事宜 办公用品 个人物品 组织介绍 讲话稿 备忘录 商务文件 (如谈判提纲、协议、合同草案) 被访问单位资料 请柬 ...... 旅行计划(日程表) 旅行地情况相关资料 目的地地图、交通图 旅行指南 介绍信 通信录(地址、电话、传真) 对方的向导信函 日历 世界各地世界表 ..... 票务 预定旅店 办理托运 联系翻译 体检事务 安排、落实接送 出入境事务 工作的预处理 ...... 产品样品 笔记本电脑 光盘或磁盘 微型录音及磁带 照相机、摄影机 文具用品（文件夹、笔、笔记本） 公司信封及信纸 手机及充电器 名片 ...... 护照 签证 “黄皮书” 身份证 旅费(信用卡、外汇、支票、现金等) 替换衣物 洗漱用品 备用（常用） 药物 机票、车船票 ...... 一、准备好相关用品与资料 1.准备好必要的办公用品、常用药物以及相机等文化用品； 2.制订好差旅计划，搜集相关商务洽谈资料，准备好相关文本、合同等； 3.差旅费（信用卡及小额现金等）； 4.邀请单位的相关情况及资料； 5.和出访工作相关的上级指示政策、法规性文件； 6.和出访地区有关的地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。 二、制定出差日程表 小思考： A城广利公司经理李平与B城富业公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈。时间预订在8月8日下午1：00开始。洽谈之前，由于工作较多，再加之李平8月7日晚上还有个宴请约见，9日下午5点他又有一个安排，因此让秘书张兰帮他预订8日上午8点直飞B城的机票以及9日中午从B城返回A城的机票。可第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B地已经是下午3点多，再赶到富业公司已是5点多，赵明7点又有别的约见，他对此大为不悦。 思考：如果你是秘书张兰，你安排这次旅行时，会如何通过有效的准备来回避这种被动局面？ 为保证领导在出差期间有限的时间内，有条不紊地开展工作，秘书必须先行为领导拟订一份合理的旅行计划。要考虑以下几个方面： １.地点 ２.时间 ３.交通工具 ４.住宿 ５.旅行内容 ６.资料、物品携带 ７.工作时间表 例表：见胡亚学教材173页 日期 具体时间 交通工具 地点 事项 备注 10/5（星期X） 8：00-10：30 民航航班 广州 出发 11：00-12：00 北京 出席分公司业务报告会（需1号材料）；午餐 15：00-16：00 北京 拜会X X公司领导（礼物已准备好） 16：30-17：30 北京 参观X X公司 18：00- 北京 晚餐——下榻于XX酒店（已预先订房） 酒店电话ｘｘｘｘｘｘ 10/6 （星期X） 9：00-12：00 北京 出席XX分公司新技术产品发布会并发言（讲话稿为２号材料） 12：00-13：00 北京 XX分公司的午餐会（XX宾馆） 15：00-16:00 北京 会见XX分公司经理 17:20-19:50 民航航班 北京 返回 表4 旅行工作时间表 制订出差日程表注意事项： 1.明确并尊重领导的意图,遵守组织相关规定。不涉密的旅程表应一式四份：上司；上司家属；办公室存档；秘书。 2.应按时间顺序编排，时间不可太紧,应留有余地；如初次到某地旅行,在征得领导同意后，应留出一定时间为领导处理私务。 3.如需中转，应尽量减少衔接时间，避免浪费时间。 4.应多准备几份旅行计划供上司参考，选择最佳方案。 5.国际旅行要考虑时差,时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区,东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。