学生会档案管理办法.docxVIP

档 案 管 理 办 法 主编:厉文辉 副主编：秘书部 二〇一六年 ?为进一步完善学生会的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范学生会的运行,保护本学生会会员的合法权益,促进学生会的持续健康发展，依据《计算机与软件学院学生会新章程》结合实际，制定本办法。 一、总则 　 为进一步加强学生会档案工作，更好地规范学生会工作,特制定本规定。学生会档案是学生会工作展开的重要依据和参考资料。 学生会的档案是学生会在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以规范型档案为主体，包括学生会章程、学生会历届名册、活动规程及办事细则、学代会会议记录、部长会议记录、行政类文件、活动策划书、活动报名表、面试评分表、笔试试卷、集体假条、学生会账簿和其他工作等方面档案。 　 学生会档案工作是学生会管理基础工作的组成部分，是维护学生会工作依据与参考资料和历史真实面貌的一项工作。 学生会档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、学生会档案的形成与归档 　 每活动的活动计划与安排办法形成后秘书部应当第一时间收集资料并整理形成正式策划书 。 学生会档案由秘书部负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，以时间顺寻为第一原则排序，逻辑顺序为第二原则分类。文件材料的收集由秘书部整理后，交主席团审阅后归档。 各部门会议记录及周计划周总结由各部门整理好后每月第一个周一交给秘书部审阅后归档 学生会档案归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 　 　 　 2、归档的文件材料必须准确地反映活动运行与管理等各项活动的真实内容和历史过程。 ３、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、归档的文件必须具有唯一性,重复的文件应当及时销毁处理 档案级别的划分：　 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。 等级的划分:一级为绝密文件 二级为机密文件 三级为重要文件 四级为普通文件 1、 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、申请表、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。 2、学生会的各种工作计划、总结、报告、部长会议记录。属学生会内部重要文件,划分等级为三级。 3、月工作之星等获选名单属二级机密文件。 4、学生会人员信息、考核笔试卷属一级绝密文件,原则上不可调阅,严禁传播。 三、学生会档案的保存办法 档案的权限规定 调阅一级档案需符合主席团成员或指导老师 调阅二级档案需符合部长或副部长 调阅三级、四级档案需符合执行委员会干事 一级绝密档案严禁以任何形式传播 二级及以上档案必须由秘书部部长或主席团成员整理 学生会办公室档案柜钥匙原则上主席和秘书部部长各执一枚 档案保存期限 永久保存：(1)学生会章程;(2)活动规程及办事细则 2年保存：(１)　部长会议记录；(2) 活动策划书及突发情况纸质档;（３) 行政类文件纸质档;(4)其它经核定须保存2年的文书。 电子档档案以届为单位保存到U盘存档，存档时间为５年。