采购部采购工作流程基本人工时定额及跟踪要求(试行).pdfVIP

1 适用范围 本规定明确了采购流程相关环节的时间规定及要求。 本规定适用于采购部内部及公司相关项目采购工作。 2 目的 为规范和加强采购工作流程管理，保证采购工作及时顺利进行，提高工作 效率，特制定本规定。 3 内容及要求 3.1 采购方案 1）录入：收到请购文件后于 1-5 日内完成请购验收复核，并与设计、材 料控制沟通并返回意见，编制采购方案，向领导汇报并录入供审批。采购计划 工程师落实，采购经理组织并督办。 2）特殊情况下，应在采购方案审批时注明超过上述人工时的原因。 3）审批：IPMS 采购方案录入后三级审批时间为 3 日，审批完成当日发采 买工程师。计划工程师负责跟踪督办。 3.2 技术交流 1）普通设备：询价文件发出之后 5-7 日组织技术交流，3 日内完成。 2）大型机组及重大设备：根据设备材料的技术复杂程度，询价文件发出 后 15 日内组织技术交流，5 日内完成技术交流。 3）计划工程师跟踪，采购经理协调相关问题并督办。 4）特殊情况下，应在供应商选择与价格确定审批时注明超过上述人工时 的原因。 3.3 商务活动 - 2 - 1）普通设备：技术交流之后 3-5日内组织完成商务活动。 2）大型机组及重大设备:技术交流之后 10日内组织完成商务活动。 3）商务活动的目的在于“供应商选择”与“价格确定”，因此应检查供 应商资质、能力、业绩、之前表现等，还应按规定格式进行价格分析。尤其重 大设备、框架采购、续补订单、不足三家采购及价格出现偏差的，必须提出价 格分析报告。避免漏报、错报、故意误报、后期变更或产品质量以次充好等， 恶意投机则报批后予以惩罚，直至列入黑名单。 4）计划工程师跟踪，采购经理督办。 5）特殊情况下，应在供应商选择与价格确定审批时注明超过上述人工时 的原因。 3.4 供应商选择及价格确定 商务活动后 5 日内完成评审，包括系统录入，录入资料包括已审批报告及 审批签署意见、开标过程资料等，采购计划工程师跟踪，采购经理督办，其中 采购经理负责部门审批协调，项目经理（或负责人）负责向公司领导的汇报协 调。 3.5 中标（供货、委托）通知书 1）完成供应商选择与价格确定评审后当日内发出中标（供货、委托）通 知书。 2）框架协议项下订单应于收到请购单当日发出，并确认对方是否收到。 3）要求中标（供货、委托）通知书明确供应商资料提交关键控制计划， 包括设计条件、供应商返回、设计确认、最终资料等。 3.6 合同录入：发出通知书后 3 日内录入系统，启动合同审查。录入资料应将 - 3 - 供应商选择与价格确定审批签署表、签署完善的商务评标表、特殊报告及其他 过程控制资料一并录入或链接作为评审依据。 3.7 合同审查:合同录入系统后 7 日内完成审查，计划工程师跟踪，采购经理 督办，其中采购经理负责部门审批协调，项 目经理（或负责人）负责向公司领 导的汇报协调。 3.8 合同出版 合同审查完后 2日内完成合同出版。相关职责明确如下： 1）通过系统评审的合同由项目打印，交采购经理签署，后发至专人，完 成复印出版、盖章之后转交项目邮寄。 2）项目动迁至现场后，系统评审的合同签署后由项目发至专人，完成打 印、复印出版、盖章，项目邮寄。 3)采购过程中问题需报告审批时，包括新增、变更、不足三家供应商名单 等情况，均采取通过 OA“项目报告”流程审批。 3.9 合同邮寄 1）合同审批完 5 日内将合同盖章寄出，合同工程师负责组织采购文档进 行邮寄、台账录入等。 2）供应商于收到合同 2 日内完成签署、盖章，并将合同邮寄至洛阳本部 或项目现场。 3）业主于收到三方合同之后 5 日内完成签署、盖章，留存相应份数后， 将其余生效合同转交项目采购部。 4）项目组于合同生效之日起 5 日内将合同分发、邮寄各供应商。 5）合同工程师负责组织相关人员督办。 - 4 - 3.10预付款 1）合同生效后 1 个月内或按合同约定完成预付款支付，合同工程师负责 组织相关人员督办。