必威体育精装版外贸出口单证流程名师精编资料汇编.pdf

外贸出口单证流程 1． 客户询盘：一般在客户下正式的 Purchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给 业务部，做一些细节上的了解。 2 ． 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付 款方式，包装规格及柜型等，并发出 Proforma Invoice 给客户做正式报价。 3 ． 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单确认 Purchase Order 。 4 ． 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5 ． 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按 “出口合同审核表 ”的项目如实 填写，尽可能将各种预计费用都列明。 合同审批需附上客人订单传真件， 与工厂的收购合同。 审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的， 或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，将 PO 制成销售订 单，交给部门进程员跟进。 6 ． 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知 , 通知工厂按时 生产： 6.1 ：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应 业务员和单证员分别审查信用证， 检查是否存在错误， 交货期能否保障， 及其他可能的问题， 如有问题应立即请客人改证。 6.2 ：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3 ：如果是放帐客户，或通过银行 D/P ，D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7 ． 验货： 7.1 ：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2 ：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货 日期告知计划部。 7.3 ：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联 系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8 ． 制备基本文件：按照 PO，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装 箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员） 。 9 ． 商检：如果是国家法定商检产品， 在给工厂下订单时要说明商检要求， 并提供出口合同， 发票等商检所需资料。 而且要告诉工厂将来产品的出口口岸， 便于工厂办理商检。 应在发货 一周之前拿到商检换证凭单 / 条。 10 ． 租船订仓： 10.1 ．如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款， 通常客人会指定运输代理公司或船公司。 应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况， Q 确认工厂的 交货能否早于开船期至少一周以前， 以及船期能否达到客人要求的交货期。 应在交货期两周 之前向货运公司发出书面定仓通知 （SHIPPING ORDER ），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2 ．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。 经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不 同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3 ．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要 了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4 ．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等 内容，以避免差错。 11 ． 安排拖柜： 11.1 ．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓