商务文书写作几点注意事项.docVIP

商务文书写作 一、最基本/最重要的要求 简明、规范/稳妥、通顺 目的：使读者准确了解内容 简明：句中无余字，篇内无赘语 规范：语言、标点符号、专有名称等等 二、格式/排版格式 建议： 如果用很多文字表达费时、费力，不如列出1、2、3……这样清晰、简洁、明了； 如果非用文字不可，那么黑体标题，然后细节另起一行表述； 段落之间空格 三、结构层次编号 第一层用“一”、“二”、“三”……； 第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……； 第三层编号用阿拉伯数字； 第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……。 提示： 商务文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来不便； 不要越级使用各个层次的编号。 四、汉字与阿拉伯数字的使用 下述情形使用汉字： 成文日期； 部分结构层次叙述； 词组惯用语； 缩略语； 具有修辞色彩语句中作为词素的情况； 其它情况使用阿拉伯数字 五、标点符号的使用规范 六、语态 英文用被动语态较多 中文用主动语态较多 七、收尾程序 综合校对：反复朗读 至少要保证语言平直、朴实、庄重，表达规范、准确、简练； 最低要求：必须进行拼写检查以保证用词、标点符号准确。