通程商业物料用品管理制度.pdf

通程商业物料用品管理制度 文件编号 文 件 名 称 生效日期 签发人 通程商业物料用品管理制度 版本号 一、编制目的 为了加强公司各部门和门店（以下统称各部门）物料用品的管理，更好地规范物料用 品的计划申报、采购、领用、使用等环节，从而达到降低物料费用的目的，特制定本制度。 二、适用范围 通程商业公司下属各事业部及各职能部门。 三、物料用品分类 （一）办公文体用品：纸张类、办公笔类、本子类、办公其它类。 （二）电脑耗材：色带、墨盒、碳粉硒鼓、线材类、收银纸、配件类、耗材其它。 （三）印刷品：单据、表格、标签、合同、印刷品其它。 （四）广告企划用品：POP广告标签、美工材料。 （五）水电材料：灯具类、电线类、开关插座类、阻燃 PVC 管类、水暖器材、工具类、水电其 它。 （六）装饰建材：板材类、锁具配件类、油漆类、水泥沙石类、螺丝螺钉类、胶类、装饰其它。 （七）日杂用品：保洁用品类、生活用品类、日杂其它。 （八）购物袋类：背心袋、塑料礼品袋、手提纸袋、连卷袋。 （九）超市耗材类：生鲜耗材、防盗耗材。 四、物料用品预算管理 （一）领取的物料用品范围包括：办公文体用品、电脑耗材、各类单据印刷品、日常装饰维修 材料、电工电料、水暖器材、广告企划材料、日杂用品、超市耗材等每年末各物料管理员 收集并汇总本部门下年度物料单品预算明细及总额，经公司相关职能部门审核并经公司审 批生效后将其录入物料系统，才能进行下年度的物料领用。 （二）公司各部门所领物料用品严格实行预算管理，且实行预算总金额及单品数量双重预算管 理，通过物料管理系统进行控制，如超出年度物料领用总额预算，系统自动中止领料， 但如某一单品的领用数量超出年度预算，系统通过相关权限强制审核后仍可领用，但相 应冲减其它单品的预算量，从而使总金额控制在审批的预算额度内。 （三）各部门物料管理员可进入物料管理系统的“物料报表”模块下查询本部门的月度领用额、 年度累计领用额和占年度预算比率、部门库存明细等，发现存在的问题，及时反馈给部门 负责人，从而据此进行物料用品使用的控制。 （四）各部门如须增加物料用品预算额度，必须以增补物料用品预算专题报告的形式说明增加 - 1 - 理由报部门负责人、主管领导、财务总监审批同意后由物料管理员将增补明细录入系统， 相关职能部门审核生效后方可继续领用。 五、物料用品月度申请 （一）各部门物料用品月度申请量原则上不得超过本部门一个月的总体用量；且各部门在领料 时，不得超出其所报月度申请。 （二）未在规定时间完成物料月度申请流程的部门则视同不需领料，如因未报物料申请原因而 影响部门工作的，一切责任由相应部门自行承担。 （三）如未提交月度申请或所报月度申请数量不足，但又严重影响营运的物料需求（包括应急 所需，但需经主管领导批准），各部门物料管理员须立即将物料申请录入系统，并通知行 政部物料核算员作相应处理及订货，但要追究相应资产管理员的责任。 （四）每月月度物料申请如未领用的，不能延续至下一个月，如须领用则应重新申请。 由于所有物料操作流程都须通过系统才能进行，所以行政部不接受任何口头或手工形式的 物料申请，否则系统将无法完成下步操作。 六、物料用品采购及结算管理 （一）行政部应与所有长期供应商签订供货协议。协议中须详细写明采购品种型号、价格、送 货方式、结算方式、质量保证、退货条款、违约责任等。有条件的，行政部应通过公开招 标的形式确定供应商。 （二）行政部须对供应商的送货单进行规范：要求供应商每次送货时至少开出一式四联的送货 单；送货单上须详细注明送货品种、规格型号、数量、单价、金额等；送货单上须加盖 供应商单位公章或送货专用章。 （三）收货时物料保管员须认真核对物料品种、数量、质量、价格，如发现与订货不符的，须 马上反馈至采购员处落实。 （四）采购员须定期进行市场调查