活动执行流程注意事项(精).pdfVIP

活动执行流程注意事项 一、活动前期 1、跟客户沟通到位,准确了解客户的投入预算,避免我们做的方案是 10 万,但客 户却只想出5 万来做本次活动。 2 、尽可能了解客户的喜好、风格,最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环 境。了解客户的喜好,有利于我们做方案的调性, 比如,客户是比较传统的人,我们做的 方案偏向欧式,这样方案比较不容易通过;还要了解客户的信仰,因为有些信仰问题, 有些方案不能做, 比如基督教不喜欢风水学说这类方案。 二、活动执行中 1、确认好活动现场,做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷尺、皮尺、白纸、笔 是勘查现场必备工具。 (1 拍照时要有正面图、侧面图、全景图等,总之照片能多则多。 (2 丈量尺寸时一定要有平面图,平面图越准确越好,平面图最好是先向客户索要, 没有的话再手工画。 (3 勘查现场也是做现场物料的时候,所以回来后需要形成3 份文件:现场照片、 现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。 2 、安排设计时,主要把设计清单列好,主要要标明名称、内容、尺寸(可视尺寸 和制作尺寸、材质、数量,还有截稿时间等。 效果图设计必须包含的文件有:现场布置平面图、整体效果图、局部效果图(入 口效果图、舞台效果图—活动前、舞台效果图—活动中、指引牌效果图、签到处效 果图、餐饮效果图、节目表演效果图等。 平面设计稿中,舞台背景板,需要包含内容有:商家logo,活动主题,主办、协办、 策划执行单位名称。 3、发制作时,主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。 (1 抽奖券,注意有编码问题,一般用200G 铜版纸腹膜(2 张名片大小,或者用双胶 纸,双胶纸制作时不要掉墨。 (2 邀请函封套,一般用哑粉纸腹膜,铜版纸最好不使用。 (3VIP 卡制作时间一般在7 天左右,专版也得在4 、5 天。 (4 发报社刊登的硬广,应注意颜色,最好不用渐变色。 4 、现场安装 (1 确定活动现场是否批下来。 (2 确认电源离活动现场的距离。 (3 清点物料数量及供货质量。 (4 确认安全选项,桁架、易碎物品、电源线等。 5、活动现场讲解会,是和客户深度沟通的一次重要会议,客户的所有成员基本都 要参加,需要向客户讲解活动的整个执行流程,传达本次活动的目的,流程等,并安排对 接人员。此次会议一般在现场活动执行的前3 天或1 周召开。 6、活动前一天 (1 给客户开总动员会议。 (2 打印简易流程,用粉色纸张打印,活动现场派发。 (3 公司内部再开协调会议,明确第2 天现场各人员工作任务及再次确认各项物 料是 否备齐。 (4 需要打印材料:现场详细流程(现场工作人员人手1 份、主持人串词(2 份,主持 人1 份,策划1 份、现场各成员通讯录(现场工作人员人手1 份、物料清单(相关负责 人持有。 (5 再次确认各工作人员到场时间,特别是主持人、演员等。 6、活动开始 (1 工作人员的着装。-- 已定做 (2 通话装备。--无线麦已准备4 个 (3 笔记本。--现场工作人员每人1 本,还未准备 (4 热风工作站:帐篷(有围幔,演员更换服装使用、有配锁的箱子或袋子(装工作 人员的包包等重要材料--还未准备 (5 落实各项细节: 舞台,灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等,人员上下台是否方便; 签到区, 餐饮区, 观众区, 休息工作区, (6 注意各环节之间的串场,避免冷场。 (7 注意不同场之间的衔接和通知,指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。 三、活动结束后 1、活动结束后,安保人员指导人流走向。 2 、活动结束后,安排人员进行物料收集,做到谁负责布置,谁负责归位。 3、征询客户意见,预约下次沟通时间,并提醒尾款。 4 、活动结束3 天内开活动总结会,并把照片及相关文案发前台将活动情况上传 到公司网站中。 5、活动结束后一周内要做文件归档。