档案与档案实务 档案的整理 6片片纸片归成册——文书档案整理.ppt

* Archives and archival practices 已经鉴定好需要归档的文件好多哟，如何整理呢？ 片片纸片归成册——文书档案整理 文书档案整理方法有两种，即立卷和以件为单位整理。我国在2000年发布了《归档文件整理规则》，即以件为单位整理。以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，所以，今天主要讲以件为单位的整理方法。 一、整理单位 件 “件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 二、整理原则与质量要求 （一）原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （二）质量要求 1. 归档文件应齐全完整； 2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 三、整理方法 （一）装订 归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 1.文件排序。文件在装订前，应对应装订为一件的文件材料进行排序，使之符合规定要求。一般排序如下： 定 稿 正 本 附 件 正 本 被 转 发 件 转 发 件 复 制 件 原 件 来 文 批 复 外 文 汉 文 收 文 收文 处理 单 定 稿 发文 文件 处理 文 件 印 本 被转 发文 原件 转发 文定稿 文件 拟稿 单 转发 与被 转发 文印本 2.文件装订方式的选择 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 要求：1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命；2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 ＸＸ省档案局文件 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 ＸＸ省档案局文件 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 ＸＸ省档案局文件 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 三、整理方法 （二）分类 归档文件采用年度、保管期限、机构（问题）等方法作为通用的分类方法。 （三）排序 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 （四）编号 归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 归档章的格式 （全宗号） （年 度） （室编件号） （机构或 问题） （保管期限） （馆编件号） 3 X 15 8 16 三、整理方法 （五）编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 件 号 责任者 文 号 题 名 日 期 页数 备注 室编 馆编 1 河北省档案局 冀档发〔1999〕 37号 关于印发《河北省机关档案工作目标管理考评办法》及《河北省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准》的通知 1999 0506 16 2 3 4 5 6 归档文件目录 保管期限：永久 机构：办公室 归档文件目录封面格式 归档文件目录 全 宗 名 称 ＸＸ省档案局 年 度 2005 保 管期限 永久 机构或问题 办公室 目录装订： 按年度——保管期限——机构分类的单位，可每年按不同保管期限装订三册；也可以按永久、长期、短期的排列顺序装订成一册。具体装订形式由各机关根据具体情况而定。 Netw