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怎样写私人和公务信函 ■★ 一、概述 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联 络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大 类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以 区分。 英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束 语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。 1.信端（Heading） 信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包 括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查 阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸 中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重 心落在右上角。 信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。 采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二 三个字母的距离。 例如 （1）并列式 16 Fuxing Street Haidian District Beijing Post Code: 100035 People’s Republic of China Tel: Aug. 20, 2004 （2）斜列式（Indented Form） 16 Fuxing Street Haidian District Beijing Post Code: 100035 People’s Republic of China Tel: Aug. 20, 2004 写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与 其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、 市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名 称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写 信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门 牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、 室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮 政编码、国名、电话号码、发信日期等项。 如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前 的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用 标点。 特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗 号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 New York, 103）， 表示城市的邮政编码。 关于发信日期的写法，应注意以下几点： ①年份应完全写出，不能简写。 ②月份要用英文名称，不要用数字代替。 ③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩 写。 ④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用 序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最 好用基数词，简单明了。 日期可有下列几种写法： ① Oct. 20, 2004 ② 10 May., 2004 ③ 3rd June, 2004 ④ Sept. 16th, 2004 其中，①最为通用。 2.信内地址（Inside Address, Introductory Address） 信内地址收信人的姓名和地址，写在信