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设计院财务报销问题汇总
一、
费用报销单
(一) 报销内容:除差旅费、借款外其他引起费用的事项,包括餐费、打车费、快递
费、办公费、外协效果图费、各类资产购置等等。
(二) 各类报销中常见问题及注意点
1、 餐费
1) 招待餐费和加班餐费及外勤餐费区别开来,分别计算金额,填列费用类型
2) 餐票后面必须注明用餐人员,包括加班餐费、招待餐费、外勤餐费;多次用餐合计开具一张发票的情况,必须注明用餐日期及用餐人员
3) 项目加班餐费由项目负责人统一报销
2、 交通费
1) 加班打车费的时间把控问题夏季和冬季的区分
2) 加班打车和市内外勤打车应区别核算
3) 打车票后面必须标注出发地和到达地(包括差旅费市内打车)
4) 鉴于现在发达的线上打车软件,可以用,但必须取得合法真实的发票
3、 办公用品、劳保用品费
报销需要附发票及采购清单明细
4、 快递费
摘要注明邮寄的内容、报销留底联
5、 造价软件等无形资产
需要采购合同
6、 固定资产购置
参照总部下发的固定资产管理办法执行
报销环节需要:发票、固定资产申购单、验收单、领用单、合同等
7、 外协费、效果图费
1) 单笔外协、效果图费需要合同,注明项目
2) 多笔打图费合计开发票,需要附明细清单,统计每个项目用的金额,并由负责项目设计师签字
二、
8、 房租(合同必须在财务有备份复印件即可) 、物业、电费、花卉租金、桶装水费、
打印机费、这类定期结算账款的,必须注明起始日期,
9、 汽车费:
(1) 汽油票使用近一个月的发票,并计算均价
10 、活动经费: 发生替票时使用餐费、 食品类发票, 限额内报销, 按季度借支和核销。
差旅费报销单
1、 填制出差申请表,借款或者报销必须附出差申请表
2、 一次差旅费发生的费用,应该在出差归来一周内,由一个人归集所有的发票贴票提
交财务,不得分多人报销。
3、 差旅费补贴要严格按照城市级别按人头计算报销,补贴标准 没有职级区别 ,都是按
城市标准内实报实销,超出标准不予报销。
4、 出差期间市内出租打车要注明出发地和到达地, 包车费用需要注明包车的用途地点。
5、 交通工具选择飞机的,考虑到机票送达公司的延迟性,可先提交差旅费并附机票乘
坐清单审核报销,待机票送来填写和原来提交清单内容一致的费用报销单报销。
6、 出差发生的招待餐费要求开具真实有效的发票, (招待地点尽量规范,避免无票现象)填列到差旅费“其他”栏内,与餐费补贴区别。发生业务招待餐费的当天,补
贴减半。
7、 出差发生的除补贴、交通、住宿、外的其他费用,填列“其他” ,例如:打印费、
用品等
8、 出差往返大于两个城市的,需要在报销单注明中途到达的城市及发生的费用。
三、 借据
1、 一个月内核销,否则影响下个月工资发放
2、 填写借款单,注明项目、事由
3、 不明确开具发票情况的用铅笔注明事由
4、 金额:金额确定的按金额借款, 金额不定的, 主要是出差借款, 需要申请表写预算,
预算严格按照差旅费管理办法计算
5、 大额借款
1) 借款:没有发票的例如:挂靠资质、专家费、市场费、及其他没有发票的情况,借据上用途用铅笔填写
2) 核销:由于没有发票冲销, 所以需写特殊情况说明文件, 经相关人员审批,
包括总部审批人,通过后,由总部统一核销。不走 OA 。签字版原件留在
财务。
整体的报销问题:
一、发票
(1)公司购买任何物品、支付各种费用都必须按规定向对方索要发
票。公司员工在取得发票时必须仔细审核发票的合法性。 发票抬头要正确无误,发票开具单位必须与收款单位一致, 并盖有发票专用章 或财务章,金额大小写一致,有关项目填写正确。
(2)对不符合规定的发票, 不得作为报销凭证, 财务部有权拒绝报销
或付款。
3)公司员工对取得的发票要妥善保管,票据丢失不予报销。
结合所做项目的最终签订单位,确保发票抬头无误北京正和恒基滨水生态环境治理股份有限公司
北京正和恒基城市规划设计研究院有限公司
二、 抵票
(1)概念解释:发生某些费用确实无法开具发票的情况,才能
凭借相关证明单据(收据,购货清单、小票等)找与发生的费用相同
类型的发票抵票。如果真实发票,不允许替票,开错字,漏字,提请
返回销售单位重新开具,否则不予报销。
(2)没有证明单据的又确实发生费用的,需要写详细的替票说明文件:说明发生费用的事由,无票原因,金额,拿什么票顶替,并且需要证明人签字,提请院长审批,通过后方可报销。
三、项目名称与项目编号必须填列,无项目编号的新项目,需由负责人报经营办编号,否则财务不受理没有编号的报销单。
四、摘要明晰;事件清楚。
五、贴票 - 参照总部发布的贴票要求
附件一
《票据粘贴规范》
在日常报销工作中, 经常会有一些票据粘贴的不规范, 例如一张
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