给项目经理的15条建议.pdf

给项目经理的 15 条建议 项目经理常常会抱怨项目太复杂，时间总是不够花，其实不管是 工作还是生活中，要善于掌握一些技巧，总是会多出来时间的，下面 这 15 条建议就是专门提供给觉得时间总是不够用的项目经理的。 1.会前沟通 在正式会议开始前，需要询问与会人员是否参加，如果他们有任 何其他事情冲突的话，如果涉及到他们的决策，需要和他们谈谈他们 的选择，并非正式的认可他们以正确的方式提出建议。 　　这可能需要花费一点时间，但在实际的会议中节省了时间，因为 项目经理能够使用收集的信息来消除会议中可能存在的冲突，并使组 织更快的做出决定。 2.设置可重复的工作流程来工作 项目经理不要总是担心如何去处理变更，所以要设置可重复的 作流程来进行工作，这个优点是可以将相关的工作交给别人，让别人 按照和自己同样的流程和步骤来完成所有的工作，另一方面，通过对 流程的使用，可以不断的找出其中可能存在的问题来进行循环优化。 3.使用模板 项目经理可能没有真正写过项目相关文档，但总有一些可以使用 的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如项目计划模板、 状态模板、考核模板等等，所有的各种模板使用只有一个目的就是节 省时间。 4.批量完成相关工作 项目经理在不同的任务之间切换会形成大量的无效时间，因此需 要花时间去减少从一个任务进入到另一个任务的次数。 　　批量完成相关工作是指项目经理采取相同的工具或技能来一次 性处理类似的任务，比如集中时间整理多个会议纪要，或者对相关的 文件进行分类排序等等，其实最常用的就是集中某一个时间段来处理 电子邮件，不用每隔一段时间就去查收邮件。 5.随时写报告 项目中的各种报告并非需要等到需要的时候才去写，项目经理要 搭建好一个报告的框架后，突出显示需要增加或更新的文本，那么在 项目工作中，随时记录想到的内容，然后对报告内容进行添加。 　　比如发现了项目中的一个问题，那么就要把风险记录到报告中去， 当报告结束的时候，大部分的更新就会完成，否则你无法想起过去究 竟发生了哪些重要的事情。 6.整合通知到一个地方 项目经理可能会有各种被提醒的通知，那么不要在手机、Pad、PC 或笔记本电脑以及各种即时通讯工具中到处设置，建议集中到一个地 方比如邮箱中，通过集中所有的重要的通知，可以检查是否存在冲突 以及安排相应的优先级。 7.关闭所有可能的弹出窗口 电脑中弹出的窗口打扰容易导致人分心，那么建议关闭所有可能 的弹出窗口，特别是邮箱会弹出有新的邮件通知这种类型。 　　这样做的额外好处是，当你在忙于在计算机上进行演示某些东西 时，不会在屏幕上弹出通知消息，有时候可能会被所有人看到，而你 会去手忙脚乱的去处理这些信息。 8.站起来打电话 在打电话的时候站起来，这个工作原理是避免让你在舒适的环境 下长时间通话。由于通话能够比电子邮件或者发送即时消息提供更多 的内容，但实际上也不需要过多的沟通时间，站起来可以让你更快的 完成对话。 9.取消与工作无关的信息 取消所有与工作无关的消息，这些消息让你在一天中消耗了大量 的时间，如果想要继续阅读，建议采取非工作邮箱在非工作时间进行 处理和阅读。 10.对于非核心的工作善于授权 项目经理对权力部分不需要太过于看重，项目中的任务完成是需 要团队进行合作完成的，而不是靠一个人来单打独斗，对于非核心的 工作要善于授权出去，通过授权一方面可以锻炼项目团队的能力，另 一方面也能让自己集中专注于重要的工作。 11.在邮箱中分类创建人员列表 在发送邮件时经常一个个的寻找邮件接收人员，一旦出现发送对 象错误，可能会给项目带来一些麻烦。 　　在邮箱中分类创建人员列表，给出一个简单的列表名，这样在发 送邮件或者需要知道相关的人员名单时，就可以迅速的找到。也可以 通过 excel 来建立，有些类别的人员会经常变动，因此需要进行定期 更新，当然，在表格中处理要比在邮箱中来的更方便。 12.严格遵守会议时间 看看你的会议日程安排，是不是所有的会议安排都在一个小时之 内，当然一个小时不是正确的时间，但是建议会议不要安排的过长， 会议只需要专注于重要的事项，并严格按照日程进行下去。项目经理 可以尝试着完成下一次的 45 分钟的会议，长期坚持下去，你的时间 也会多出来。 13.敢于说 “不” 项目经理不需要接受并完成所有的任务，你需要从项目和项目团 队及各方利益相关者角度去考虑这些任务，有些任务可以放弃掉来节 省时间和精力。 　　如果是项目的关键利益相关者要求做