《如何正确发邮件》.pptVIP

如何正确发邮件 前言 对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表公司的形象。希望此文档能对大家有所帮助。 邮件的送出 Part 1 邮件主题 Part 2 邮件内容 Part 3 结尾署名 Part 4 主要内容 回复邮件的技巧 Part 5 Part 1 邮 件 的 送 出 1）To的人：你所沟通的对象；直接关联人；跟此事有直接联系的人；上下游任务接口的人。 2）CC的人：指希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系。通常对方会是你的直属领导，或者是你To的人的直属领导，也有可能是横跨部门但是不跟此任务直接相关却希望他知晓的人。 3）BCC的人：指想让特定的人知道，但又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心，若被BCC的人没仔细看回了邮件，这是令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使用Forward（转发）。 1.邮件的送出： 1.2邮件的送出--- Forward（转发） 转发邮件要突出信息 ??? 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 ??? 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 ??? 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 Part 2 邮 件 主 题 2.邮件主题（邮件标题） 主题要提纲挈领，方便看邮件的人一目了然的知道这是哪一方面的邮件。关于主题有以下几方面需要注意： a.一定不要空白标题，这是很失礼的。 b.标题要简单，不宜冗长，要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题（如王先生收），也不要用胡乱无实际内容的主题（如“嘿”，或者是“收着”） c.一封信尽可能只针对一个主题，可适当用大写字母或特殊字符来突出标题，但应适度，特别是不要随便使用“紧急”之类的字眼。 d.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 e.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 Part 3 邮 件 内 容 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. ??? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 ??? 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 3.1 邮件内容之称呼与问候 3.2 邮件内容之称呼与问候 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. ??? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 ??? 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 3.3邮件内容之邮件正文1 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 ??? 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 ?? Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 ??? 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 3.3邮件内容之邮件正文2 2. 注意Email的论述语气 ??? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 ?? 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ???