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概述
行政部在企业组织内,肩负着将组织的每一项经营管理决策及时准确的下传到企业各级
相关组织及相关职能部门。负责企业各类会议的预算、组织、管理工作。同时他还担负着企
业与政府各级组织、社会各团体的沟通、协作的职责(如各类协作、合作的协议、合同的起
草、审核、确立)。
企业的各类相关法律事务是行政工作的又一项重要职责。肩负责对公司业务进行法律监
督,保证公司商业行为的合法性及其权益不受侵犯或损失。
企业最高决策层的“计划、组织、协调、指挥、控制”职能都是通过行政部下传至企业
的各级组织。
办公室管理规范
目的 规范公司管理工作人员行为,提高管理人员整体素质,塑造员工及企业的良好形
象,提高工作效率,降低管理成本,加速企业发展,特制定本规范。
适用范围 总公司所属各部门、各分公司、各门店办公室。
制度内容
第一条 工作时间着装规范
总体要求:得体、整洁、大方。
1、员工上班必须佩戴公司胸牌,要求统一佩戴在左胸部(位于衬衣上数第三颗纽扣平
行位置)的中间部位。
2、要求员工头发干净、整齐,不得做奇异发型。
3、要求员工着装得体、整洁,男员工领带正挺。穿便装时不得着奇装异服。
4、要求员工鞋袜洁净,不得穿拖鞋上岗。
5、对违反上述规定者要给予批评,限期改正,并要向部门领导做出口头保证。
第二条 室内环境规范
1、办公桌上除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外,不得摆放
其他物品,辅桌整洁。
2、座椅靠背上不能搭放任何物品,人离开时椅子调正。
3、办公用电脑统一由专业人员安装并要符合安全规范。为了安全,严禁私接电线、网
线。
4、垃圾篓内罩塑料袋,置于办公桌下。
5、阅读完的报刊须放回报架上,或放入办公桌抽屉内。
6、饮水机放在指定地点,不得随意移动。
7、各部门领导负有监督和纠正不符合上述规定的行为的责任。
第三条 交往语言规范
1、工作场所要统一使用普通话。
2、对来访客人必须使用:您好、请讲、请问、请稍候、请坐、我这就去通报、对不起、
非常抱歉、请登记、让您久等了、好的、可以、谢谢、再见!等。
3、员工之间要使用文明礼貌用语,如:您好、早上好、上午好、中午好、下午好、晚
上好、请问、请您、劳驾您、麻烦您、请多关照、不客气、这是我应该做的、谢谢、再见!
等。
4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。
第四条 拨打、接听电话语言规范
1、拨打电话:拨通对方电话后,先报:“您好!我是XX公司XX部的XXX(自己的
姓名)”;“请您帮我找XXX接听电话好吗?谢谢!”
2、接听电话:必须在电话铃响三声内接起,先报:“您好!这里是XX 公司或 XX 公司
XX部,请问您找哪位?请稍后、不客气、再见!”
3、无论接听或拨打电话,当通话结束后,要待对方放下话机或停顿2秒钟后再将电话
轻轻放下。
4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。
第五条 行为规范
1、在工作时间内,全体员工必须坚守工作岗位,不得串岗、脱岗。
2、工作时间不得做与工作无关的事情。
3、为保持办公环境的整洁,要求员工及时清理办公垃圾,非特殊情况,静止在办公室
内就餐。
4、接待外部来访客人及业务洽谈,要在接待处或会议室进行。
5、工作时间不得用办公电脑上网聊天、打游戏及做与工作无关的事。
6、工作时间不得接打私人电话。如遇紧急或特殊情况,通话时间不得超过1分钟,不
能影响他人工作。
7、除机要、档案室及副总经理以上职务的办公室,在正常情况下不得关门,如须进入
关门的办公室,须在推门进入之前有礼貌的轻轻敲门,在得到允许后方可进入。
8、吸烟者请在吸烟区吸烟,不得在办公区域内吸烟。
9、各部门自行编制《卫生清洁值日表》,轮值人员必须按要求轮流负责办公室清洁卫生。
在没有专门负责公共办公区域卫生的保洁员时,各部门要每日负责清洁和保持各自公共卫生
责任区划的整洁。
10、公司员工要用自带饮水杯饮水。
11、人人养成勤俭节约的良好习惯。最后一个离开办公室者,要检查水、电、气(包括
电脑、饮水机电源)是否彻底关闭,发现没有关闭的,要负责关闭,离去时锁好门窗。
12、不得踩踏和采摘公司养植的花草树木,爱护花草树木
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