第十六章 电子文件管理.pdf

第十六章 电子文件管理 第一节 电子文件的概念和技术特点 第二节 电子文件管理的目标和方法要点 第三节 电子文件的形成与分类 第四节 电子文件的鉴定与归档 第五节 电子文件的著录和开发利用 第六节 电子文件的保管与移交 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 第一节  电子文件的概念和技术特点   一、电子文件的概念               电子文件，又称数字文件，是在数字设 备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备 阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。  本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 二、电子文件的技术特点    （一）信息的非人工识读性        （二）信息的系统依赖性     （三）载体的可转换性    （四）信息的易变性     （五）信息存储的分散性     （六）信息存储的高密度性   （七）信息的可操作性     （八）信息的可共享性 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 第二节 电子文件管理的目标和 方法要点  一、电子文件管理的目标      （一）保证电子文件的真实性     （二）保证电子文件的完整性    （三）保证电子文件的可读性   （四）保证电子文件的可用性  本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 二、电子文件管理的方法要点     （一）对电子文件生命周期全过程实施持续管理     （二）自电子文件形 阶段开始便实现档案管理功 能       （三）对电子文件管理流程加以优化       （四）以电子文件管理软件为中心实施管理    （五）将元数据作为电子文件管理的基本工具     （六）采用基于职能的管理方法  本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 第三节 电子文件的形成与分类  一、电子文件的形      （一）创建 1.为文件命名   2.确定文件的存储格式  3.对电子文件进行分类 4.对电子文件进行价值鉴定 5.将电子文件保存在适宜的位置 6.形成元数据  本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目   （二）流转               流转是电子文件由机构内部多个部门、 多个人员处理生效的过程，也是可借助信 息系统规范业务流程、大幅提高效率的阶 段。 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目   （三）传输               传输是指电子文件在不同机构之间的 传递过程。 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 二、电子文件的分类       （一）实体分类       （二）信息分类 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 第四节  电子文件的鉴定与归档 一、电子文件的鉴定      （一）鉴定的内容     1.鉴别    2.双重鉴定  3.处置   4.监控  本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目   （二）内容鉴定的方法   1.制定电子文件保管期限表      2.将电子文件保管期限表纳入管理系统并予 以维护   3.归档鉴定     4.期满鉴定   5.进馆鉴定 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目   （三）技术鉴定的方法   1.分析影响文件技术状况的因素以及采取的 相应措施     2.检查保障措施的实施结果     3.根据检查的结果，判断文件技术状况