行政物资采购审计报告.docx

行政物资采购审计 报告 ***公司关于对行政物资采购的专项审计报告 内审字［］第00*号 审计组于*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了审 计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行 政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提 高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人 员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地 观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从 1月1日至4月 31日。现将本次审计情况报告如下： 一、 基本情况： （一） 公司行政物资的采购主要分成 2部分，一部分为办公用 品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物 资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设 备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。 （二） 本次审计抽查会计凭证 21份。其中**经手的1份，**经手 的1份，**经手的10份，**经手的9份。抽查的相关记录详见附 件3:抽查行政物资采购相关的会计凭证。 二、 审计发现的细节说明 （一）、采购相关的不相容职务未分离 主要问题1: 行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付 申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。 （二） 、采购计划 主要问题1: 行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度 计划，但审计中发现实际未制定月度计划。 采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需 各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。 （三） 、采购流程 主要问题1: 行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事 项，再经过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程， 不利于采购管理。 主要问题2: 大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理 规定。公司〈〈采购控制程序》中“ 1.6各采购人员拿到审批后的 采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采 购。” 主要问题3: 部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的 采购管理规定，也丧失了请购的意义。 （四） 、报价单不符合规定 主要问题1: **经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认， 极可能是白行伪造的。 主要问题2: 有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价 单。 主要问题3: 报价单有白相矛盾的现象。例如 1-2月日用品的报价单中，维达 擦手纸报价有两项，一项为 180元/件，一项为185元/件。 主要问题4: 审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无 法提供三家报价。 （五） 、行政物资管理方面 主要问题1: 未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量， 不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准， 未另外编制入库单。 行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收 齐、整理、统计和管理。 主要问题2: 行政物资采购的紧急采购频率高。 主要问题3: 人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。(调查问卷回答说 有定期进行盘点) 主要问题4: 人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。 三、审计建议 为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节 约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采 购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议： 1、 规范采购流程。 、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职 务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵 循。例如采购与验收、保管职务分离。 、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批 后再采购。 、提供三家报价。按照公司要求提供至少三家报价，并将对 询比议价、报价等资料妥善保管。 2、 加强采购计划性。 、编制采购计划。建议对行政物资进行年度、季度、月度计 划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。 、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金 额上限、采购频率等。 3、每月编制购销存报表。 、编制购销存报表。加强管理行政物资的出入库单据，编制 行政物资的购销存报表。规范相关的申请单据、出入库单据，便 于整理、查看、分析、统计等。 、定期盘点。制定行政物资定期盘点方案，定期对行政物资 进行盘点，并作相关记录。 、统计分析。定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计 分析。制定采购目标，结合行政物资采购预算、采购计划进行对 比分析。 四、内部审计人员的评论 审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重的漏洞，亟待 完善行政物资采购管理，建议制定〈〈行政物资采购管理制度》， 并遵循。 审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料。本次审 计由于人事