Xx集团发文管理详细规定.docx

Xx集团发文管理要求 总 则 第一条 为了确保公文规范性、完整性、正确性和有效性，提升办事效率并为公文处理工作提供方便，参考国家相关行文发文管理措施及结合本集团实际需要，特制订本要求。 第二条 集团各事业部及各职能部门应配置专职人员负责公文处理工作。文秘人员应该忠于职守，含有相关专业知识。 第三条 集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提升公文处理工作效率和质量。行文要少而精，重视效用。 第四条 公文处理必需做到立即、正确、安全。集团对外公文由行政办公室统一收发、分办、传输、用印、立卷、归档和销毁。 公文格式 第一条 外形格式 一、用纸：公文要求使用统一纸形，方便于管理。 （一） 企业文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸； （二） 公文附件中图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可依据需要放大或缩小。 二、页边和图文区 （一） 公文文面天地页边要空留合适，文字不得打印过满，以清楚悦目，便于阅读 （二） 依据实际情况，版面尺寸可作调整，努力争取美观、整齐； （三） 图文区内文字符号一律采取从上至下、从左向右横写横排，正文文字每行长度和图文区宽度相等； （四） 字距、行距安排方便于阅读、郑重、大方为标准。可依据文种要求掌握选择，尽力作到匀称、整齐； （五） 公文应采取页码编序，页码为阿拉伯数字，在文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求： 1．公文版面是横书横排，根据通常规律和阅读习惯，在左边装订； 2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便； 3．装订通常全部应订两个书钉。两个书订位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应和纸边平行，不要歪斜； 4．装订好文件要不缺页、不重页、不错乱页码次序； 5．凡有附件公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件标题；如不能装订在一起，应在附件首页上注明主件文号，和主件同时报送。 第二条 文头格式 一、份号： （一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份次序号，用3位数字码标识； （二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置； （三）通常文件份号能够省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时给予登记。 二、秘密等级： 秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级公文称之为平件（或一般件）； 三、发文字号： （一）发文字号是由发文单位按发文次序编排表明发文单位、时间、次序文件号； （二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文次序号三部分组成； （三）发文号字体大小和正文字体大小相同； （四）发文单位代字、年度、次序号次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号； （五）企业发文字号要求为： 1、董事会下发文件文字号为“大x集董字”，关键为董事会会议名义下发文件； 2、集团下发文件文字号为“大x集字”，关键为集团总裁会议名义下发文件； 3、事业部下发文件文字号为“大XXX字”，关键为事业部会议名义下发文件。 四、签发： （一）全部下发文件均需注明“签发人XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。 （二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：××ד，字体和正文相同，发文字号对应合适左移。 第三条 主文格式 一、 标题： （一）标题应该正确，能正确地表示正文关键内容，简短、扼要，通常不宜超出30个字； （二）标题在一些公文标题中，发文机关、事由能够省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）标题中通常不加书名号或其它标点符号； （四）为了使标题突出鲜明，大标题通常见小二号或三号黑体字，小标题通常见三号或小三号黑体字。标题和间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行距离； （五）标题排列： 1． 标题居中排列，字数较多标题可分成两行或三行； 两行标题通常有三种排法：齐行，上短下长，上长下短； 三行标题通常有两种排法：短长短，倒梯形； 2． 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵照阅读习惯及版面美观标准。 二、正文： （一）正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最终一页假如只有一行字，则字通常不应少于五个； （二）正文通常见宋体四号或小四号字； 1．