沟通管理作业办法.docxVIP

通管理作业办法 1.目的 为使质量、HSF环境管理制度与内部部分事务之发布宣达在公司内部达成共识， 并建立与公司外部团体对于质量、环境绩效之沟通渠道。 范围 在公司内部不同部门、阶层间，及公司同外部相关团体、供货商，所提出的关 于质量、HSF环境管理问题的沟通内容均属之。 权责 3.1业务部：负责交期问题处理与回复，及客户意见汇集。 3.2品保部：质量问题处理与回复，公开公司之质量环境政策、质量、环境目 标管理要求。 3.3资材部：负责与供货商、外包商方面的沟通，并达成联络之渠道。 3.4管理部：行政管理方面意见汇集与处理， 并针对环境法律法规、政府机构法 规要求的收集与处理，及对公司内部的讯息传递。 名词解释 4.1内部沟通：公司质量管理、HSF环境管理系统运作中，组织之必要的讯息 交流、传递。 4.2外部沟通：公司同外部相关团体之沟通，含客户、供货商、外包商、政府机 构等。 流程图（略） 作业内容 6.1.内部沟通: 会议召开 为解决行政管理、质量管理、HSF环境管理的问题，通过召开会议，使内部意 见能获得沟通协调，并能在公司不同部门、阶层间传达质量政策、目标、客户 意见/要求及各项环保法规，建立共识，以期提升质量管理的目标； 会议前，主办单位需发出邮件或电话通知相关部门人员； 各项会议须指定人员作出〈〈会议记录》，会后将〈〈会议记录》会签参加 会议人员并邮件给与会人员作参考； 各部门临时召开之会议，若需使用会议室，则须通知管理部协调安排。 内部联络协调 6.2.1公司内部如有问题或意见需要传达和沟通，以〈〈业务联络函》进行联络； 6.2.2进行内部联络时，由联络单位填写〈〈业务联络函》，经部门主管确认核准 后，以会议、公告栏、早会或其它适当的方式传递给被联络部门之相关人员。 质量 HSF环境管理相关事宜的倡导 6.3.1总经理或管理代表应选用适当的方式， 倡导公司质量政策、目标及环境相 关法令法规。可通过教育训练、会议、公告栏、电子邮件、早会、标语的方式 进行倡导，使公司全体员工了解； 6.3.2质量 HSF环境管理系统执行成效之讯息，须由品保部通过会议、公告 栏、电子邮件、早会或其它适当的方式进行倡导； 6.3.3内部/外部稽核的情形和结果，品保部应选用会议、公告栏、电子邮件、 早会或其它适当的方式传达至相关单位或个人。 来白公司内部员工对本公司质量、 环境事务的关注、询问、意见和提案等, 可向其主管提出，由各部门主管传达至管理代表处。管理代表将受理意见及时 反馈到提出部门的主管，再由该主管传达给提出意见的员工。 工厂内部部分事务宣达的方式 行政性相关事务发布由管理部直接以公告形式会签各相关单位，各相关 单位以此文件立即执行； 有关产品质量之事项，以及主导单位需发布外来 （客户）之信息，如关联 到各相关单位，主导单位以邮件形式或电话知会相关单位； 外部沟通： 6.6.1同外部相关团体之沟通情形和结果，应选用适当方式传达至相关单位或个 人； 6.6.2业务负责接收客户针对质量、环境管理问题所提出的建议或要求 （包括产 品服务、产品询价、订单变更、产品报怨等相关信息），并将相关讯息传递给 相关单位或个人作处理； 6.6.3产品询价、订单变更等事宜，须依〈〈采购管理程序》〈〈生产计划管理程序》 之规定执行； 6.6.4产品报怨的事宜，须依〈〈客户报怨处理办法》之规定执行。 6.6.5当质量及HS喑理代表有变更或公司生产场地有变更时由业务负责通知客 户。 6.6.6关于客户端有影响产品法律法规的相关信息更新时， 由台北总公司Q德客 户网站下载新讯息，第一时间由邮件形式通知工厂端，并由 DCCJ入外来文件。 供货商、外包商方面的沟通。 6.7.1品保部SQ颌将本公司及客户（若客户要求）的质量及HS喑理、环境管理 讯息传达至供货商、外包商； 6.7.2对于本公司所使用之各项原物料应要求供货商、外包商提供必要之质量、 环境管理方面的讯息； 6.7.3所有外部信息的接受方式可为电话、传真、信件、电子邮件、口诉，接受 单位交由相关部门进行处理 参考文件 7.1「采购管理程序」 7.2「生产计划管理程序」 7.3「客户报怨处理办法」 窗体 8.1「业务联系函」 8.2「公告」 8.3「会议记录」