12.文件管理制度.doc

PAGE PAGE 2 PAGE PAGE 1 授权管理程序 编号：0000-00000 版号：A 页码：第 PAGE 1 页 共10页 内蒙古对外贸易经济合作（集团）有限责任公司 文件管理制度 第一章 总 则 第一条 公文是公司在经营活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展业务和管理活动的重要工具。 第二条 公司综合管理部，负责统一管理公司公文，对公司的公文处理进行业务指导。包括统一签收、登记、流转、收发、督办。 第三条 为规范公司公文处理流程，提高公文处理效率和质量，特制订本办法。 第二章 发文办理 第四条 发文办理是指以公司名义制发公文的全过程，包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、制作、印发、归档等环节。 第五条 发文包括公司发文、部门发文两种： 公司发文流程：包括公文拟稿、主办部门核稿、主办部门领导核批、部门会签、综合管理部核稿、综合管理部负责人核批、公司领导签发、综合管理部制作、校对、印发、归档等工作环节。 第六条 工作程序 1 发文拟稿 1）须以公司名义涉及转发一般性公文、决定部门职权内事项发文时，公文拟制部门可直接拟文。 2）公文拟制应遵照部门分工负责的原则，“谁主管，谁拟文”。 3）在拟制公文时，拟稿人须在《内蒙古对外贸易经济合作（集团）有限责任公司发文稿纸》上写明发文类型、紧急程度、密级类型、主办部门、拟稿人、会签部门、发送（部门）单位、正文与附件标题等要素。 2 部门核稿 1）由公文拟制部门负责人核稿。 2）核稿的具体要求是： a）文稿内容是否符合国家的法律法规、党和国家的方针政策和公司的有关规定； b）与公司当前中心工作和其他有关文件有无矛盾；是否与领导的批示、指示相符； c）是否符合本单位的职责范围和工作意图； d）文字表述、结构安排等是否符合要求。 3 部门会签 1）由主办部门选择会签部门并逐一送达。 2）会签部门应在1个工作日提出会签意见，加急、特急件随到随签。 3）会签部门如有不同意见，应列明不同的见解和主张，主办部门与之协商一致后进行修改。如协商未达成一致，应列明双方理据，提出倾向性意见，经分管领导明确办理意见后再行拟文。 4）据会签意见修改后的文稿，应再次提请本部门负责人签署意见。 4 综合管理部核稿 1）会签完毕后，以公司名义的发文，由综合管理部核稿；业务类会议纪要和部门发文不经综合管理部核稿。 2）核稿的主要内容： a）发文是否必要，文稿是否应由该部门办理。 b）涉及会办部门的，是否与相关部门协商一致并会签。 c）体例、程序、文字表述、行文格式等是否符合《公文行文规程》要求。 5 签发 1）公司董事会发文由董事长签发。 2）公司行政发文由总经理或经其授权的副总经理签发。 3）公司领导签发意见中列明不发或缓发的文稿，退回拟稿部门。 4）部门拟办的发文由其分管领导签发。 6 编号 文件管理岗负责对发文进行统一编号。 7 校对 文件管理岗对清稿后的文件套红制作完毕后，通知拟稿人对公文进行校对。 8 印制 综合管理部文件管理岗负责对公司发文进行印制，各部门文件管理岗负责对本部门发文进行印制。 9 用印 综合管理部、各部门文件管理岗负责对正式发文履行用印手续。 10 分发 1）文件管理岗负责根据发文范围对文件进行分发。 2）分发途径：文件由综合管理部发放至各部门，部门内部组织传达、落实。外地分子公司通过邮寄或电子扫描形式传达。 11 归档 文件管理岗按照《文书档案管理办法》的要求归档。 呈批件 呈批件适用于下级机关向上级机关请求指示、批准、请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。格式参照附件四。 第三章 收文办理 第八条 收文办理是指公司对收到的外单位来文（政府、上级主管部门及有关单位正式发送公司的文件）、公司内来文和信件函电（公司内外往来的非正式发文形成的信件、通知、函、电话记录单等）进行签收、批转、阅批、分发、承办、督办、归档的全过程。 第九条 收文包括外来机要文件、系统外收文、系统内收文。 第十条 工作程序 1签收 1）外来机要文件的签收 从机要交换人员处接收文件。机要件清点无误后方可签收、拆封；对绝密文件要检查封口及密封章印是否完好，若封口及章印破损，应立即向综合管理部负责人报告，查明原因。 2）公司外/内收文的签收 文件管理岗负责签收。 2 公文阅批 1）所有来文、信件函电及其他非正式文件由综合管理部收文管理岗填写“收文处理单”送综合管理部负责人填写拟办意见。 2）综合管理部负责人在“收文处理单”填写拟办意见，需呈送公司领导的，呈公司领导阅批后，由综合管理部按照领导批