13.档案管理制度.doc

PAGE PAGE 1 内蒙古对外贸易经济合作（集团）有限责任公司 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 本制度所称的文书档案指公司在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而成的档案。包括公文、信函、图表、账册、凭证、报表、简报、会议记录、会议材料、计划、总结电脑盘片、声像、荣誉实物、策划报告（人事档案）和证件等不同形式的历史记录。文书档案是公司档案全宗的组成部分。 第二条 公司档案工作由综合管理部统一领导，实行档案管理工作。 第三条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本办法。 第二章 档案机构及职责 第四条 公司档案由综合管理部专人管理。负责文书档案的整理、接收、保管、鉴定、统计和提供利用。完善档案制度，采用科学手段，建立电子目录，实现档案管理现代化。 第五条 公司各部门设兼职档案管理员一名，负责的本部门产生文件材料的收集、整理、保管和移交等工作。检查本部门产生的文件材料其纸质，字迹，折叠方式等是否规范，注意查漏补缺，保证案卷的质量和归档文件的完整。根据归档范围，区分鉴别本部门年终应向公司综合管理部归档的文件资料并归卷整理，建立目录。其分类方法和原则与综合管理部保持一致性。财务部指定专人负责会计类档案的收集、整理、保管和移交。 第六条 部门经理负责按年或按项目将本部门已完成的有关业务资料收集、整理后交到综合管理部，要求资料完整、齐全、合理、清晰并具有真实性和原创性。 第七条 各部门须将本部门专、兼职的档案管理人员名单报综合管理部备案，如有变动应及时书面通知综合管理部。 第八条 公司专、兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。 第九条 公司所有职员均有保护档案的义务。 保管文件档案的人员要将档案按科学方法归类，并且定期盘查完整档案。若发现档案缺失情况应立即向总经理汇报。 第三章 档案资料的归档收录 第十一条 归档时间 公司档案备案依据公元纪年法（从每一年的1月1日到12月31日建立一个周期）对上一年形成的档案文件资料要求在下一年的2月份之前整理完毕后，移交到综合管理部档案室。 第十二条 归档范围 1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。各部门应将归档范围内的文件材料，按年度按时向档案室移交，由综合部集中存放，各部门留存复印件。 2、公司成立初期及之后的所有董事会产生的资料、决议等由公司董事会秘书保管。包括公司筹备期的可行性研究、申请、批准，公司章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更等方面的文件资料。 3、公司运营管理过程的全部行政管理文件资料，由综合部保管，包括：行政、人事任免等工作形成的文件材料，以及人力资源管理形成的文件材料（包括劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、养老保险、医疗保险、工伤保险、奖励与处分、培训以及资产、合同、形象宣传、招投标等方面的文件材料）。 4、会计工作形成的文件材料，由财务部保管：包括会计凭证、会计账簿、财务报告、资产盘点及报表等方面的文件材料。 5、公司经营过程中形成的所有合同、协议、起诉书及法律事务、公证、审计等法律文件材料，由法律事务部保管。 第十三条 文件材料无需归档的范围是： 1）上级机关的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2）上级、平级机构征求意见未定稿的文件； 3）不同机构印发的内容相同的重份文件； 4）已经领导签发但未发出的文件材料； 5）以参考为目的从各方面收集的文件材料； 6）下级不应报送或不必备案的文件材料； 7）其他无保存价值的事务性、临时性文件材料。（重复保存） 第四章 档案管理细则 第十四条 严格执行文件、档案的查阅制度及必威体育官网网址纪律。查阅、借阅公司内任何档案，则需填写《档案借阅登记表》。同时，档案管理员在《档案借阅登记表》上做详细记录。查阅、借阅金融资产档案时，必须由总经理审批签字同意。 第十五条 查阅 1、公司各部门只能进行与其有关的内容查阅，若查阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经所属部门负责人在《档案借阅审批表》上审核、批准，并由综合部负责人签字认可后，方可查阅。 2、外来单位来公司查阅资料，须经本公司总经理签字同意，方可查阅。 3、查阅时不得将资料、文件带出办公室，查阅时不得擅自抄录、涂改、复印。 第十六条 借阅 1、公司各部门只能进行与其有关的内容借阅。若借阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经所属部门负责人在《档案借阅审批表》上审核、批准，并由综合部负责人签字认可后，方可