邮件书写规范及注意事项[宣贯].ppt

* 参考借鉴 | 实用可编辑 参考借鉴 | 实用可编辑 * 参考借鉴 | 实用可编辑 参考借鉴 | 实用可编辑 邮件书写规范及注意事项 客服部 穿着 仪态 语气 举止 …… 热情 自信 语气 语调 …… ？ 电话沟通 上门拜访 寄送邮件 邮件 商业往来邮件 寄送电子邮件的礼貌，与电话交谈或亲自拜访客户的礼节可能不同，却有着一样的目的。所以，书写的规范和礼节非常重要，在日常工作中相当重要。 不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。 按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件规范！ 收件人 标题 正文 附件 格式 商业邮件 标题 明确的主题 +（中国制造网**部***） 使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点：主题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个汉字以内。 严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！ 避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。 由于我们的电脑装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时切记要去掉，否则容易引起客户的误会！ 收件人 标题 正文 附件 格式 商业邮件 1 礼貌 称谓 2 自我介绍，问候客户 3 正文的内容、结尾 4 签 名 正文 写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。 请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如： 致：××公司 To： ××Co.,Ltd. 尊敬的×先生/女士： Dear Mr./Ms. 礼貌称谓 礼貌称谓客户后，进行必要性的自我介绍，表明身份，以引起客户的重视。 惯用表达方式： 您好，我是贵司专属客服***，首先预祝您节日快乐，感谢您以及贵司长期以来对中国制造网的关注与支持！（很高兴与您邮件联系…………） 自我介绍，问候客户 邮件内容要求语言简洁，重点突出。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。 如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。 给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。 避免出现错别字。 邮件内容正文 给客户的邮件中，尽量避免使用MIC内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。 邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。 太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。 信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间商业来往的信函。 邮件内容正文 邮件内容正文——截图 截图要突出重点：只需要截出需要展示给客户的部分，去除不相关的界面 最好进行适当标注，指引客户可以即时关注到我们需要表达的内容，同时必要时在图中表达出需要关注的次序。 截图最好直接插入在邮件正文中，直观及时的表达我们的主题。 在邮件中插入截图时，可以考虑图片格式上做个边框。 邮件内容正文 后台界面不要直接拷贝给客户，尤其包含后台网址链接会更暴露我们的网址，带来可能的不安全。 最好鼓励客户进一步和自己取得联系。这是一个和对方建立良好关系的重要提醒。 惯用结尾方式： 如有任何问题或需要帮助，欢迎随时与我联系。愿中国制造网带给贵司无限商机! 邮件内容结尾 各部门均采取基本统一的签名格式： 点击Outlook工具箱选项邮件格式签名选取器新