06【反贿赂】尽职调查控制程序.docx

××××××有限公司 尽职调查控制程序 第 PAGE 1页 共4页 LOGO 尽职调查控制程序 文 件 编 号 MC-ABP-06 版 本 A0 受 控 状 态 受控 密 级 机密 生 效 日 期 2020-12-01 总页数 4 修 订 履 历 序号 版本 修订内容 修订人 生效日期 1 A0 新版发行 XXX 2020-12-01 审 核 XXX 2020-12-01 批 准 XXX 2020-12-01  尽职调查控制程序 1、目的 针对超出低贿赂风险特定交易、项目、活动、商业伙伴和员工进行尽职调查，降低贿赂的风险。 2、范围 适用于公司超出低贿赂风险特定交易、项目、活动、商业伙伴 和员工。 3、术语和定义 无 4、职责和权限 4.1 廉政部： 负责超出低贿赂风险特定交易、项目、活动、商业伙伴和员工的识别并进行尽职调查。 5、作业程序 5.1 对于依据《贿赂风险管理程序》 评定为中高度贿赂风险的特定交易、项目、活动、商业伙伴和员工，需在正式合作前进行尽职调查。 尽职调查作为预防、发现贿赂风险的额外、针对性控制措施，为组织是否推迟、中止、修改交易、项目或与商业伙伴或员工的关系提供决策依据。 5.2 商业伙伴的管理 5.2.1 对于供应商，在合作前由采购部向其发放《商业伙伴基本信息调查表》； 对于客户，在合作前，由业务部收集客户的相关信息，完成《商业伙伴基本信息调查表》。《商业伙伴基本信息调查表》 的内容包括但不限于： 商业伙伴是否有合法的业务实体； 商业伙伴是否具备履行合同要求的业务所需的能力、经验和资源； 商业伙伴是否实施反贿赂管理体系以及实施的程度； 商业伙伴是否有贿赂、欺诈、不诚实或类似不良行为相关的名声，或因贿赂或类似犯罪行为被调查、定罪、制裁或逮捕； 识别商业伙伴的股东（包括最终受益方） 和最高管理层，他们是否： 有贿赂、欺诈、不诚信或类似犯罪行为； 因贿赂或类似犯罪行为被调查、定罪、制裁或逮捕； 与可能导致贿赂的组织的顾客或客户或相关公职人员存在直接或间接的联系（包括他们本身不是公职人员，但可能与公职人员、公职候选人员有直接或间接的关联的人等） 。 交易和支付安排的结构。 采购部或业务部将填写完成的《商业伙伴基本信息调查表》 交由廉政部，由其进行评估。 可以根据初步调查结果进一步询问商业伙伴（例如，解释负面信息） 。 5.2.2 当对特定交易、项目、活动或商业伙伴关系展开尽职调查后，发现现有的反贿赂控制措施无法管理贿赂风险，且公司不能或不愿实施额外或改善现有反贿赂控制措施或采取其他合适措施，以使组织能够管理相关的贿赂风险时，公司应： 如果是已经开展的交易、项目、活动或业务关系，根据交易、项目、活动或关系的风险和性质采取合适的措施； 如果可行的话，尽快地终止、停止、暂停或撤销交易、项目、活动或业务关系。 如果是提议的新交易、项目、活动或业务关系，则可延迟或不再继续。 5.3 关于员工的尽职调查： 对于新员工或转岗或晋升，其贿赂风险为中高度贿赂风险时，需在入职前、转岗前、晋升前由员工 本人填写《员工尽职调查表》 ，并由廉政部进行尽职调查，调查内容按下表进行： 序号 尽职调查项目 新员工 转岗 晋升 1 与有可能被聘用或转岗或晋升的人员讨论组织的反贿赂政策，判断他们是否理解并接受遵守此项政策的重要性 ▲ ▲ ▲ 2 采取合理的步骤来验证新员工的资质是否真实准确 ▲ 3 采取合理的方式从新员工的前任雇主获得满意的推荐信 ▲ ▲ ▲ 4 采取合理的步骤确定员工是否有涉及过贿赂 ▲ ▲ ▲ 5 采取合理的步骤来证明组织雇用新员工不是为了从前任雇佣关系中获取不正当的利益。 ▲ ▲ ▲ 6 确保组织聘用员工的目的不是为了获取不恰当的收益 ▲ ▲ ▲ 7 采取合理的步骤识别未来员工与公职人员的关系 ▲ 调查结果记录在《员工尽职调查表》 上，调查后由廉政部决定其是否可以入职、转岗位或晋升。 5.4 尽职调查并不是万能的。 没有负面消息并不能证明商业伙伴没有贿赂风险，有负面消息也不能说明商业伙伴一定有贿赂风险。 但是，组织需要根据获取的事实仔细评估调查结果并做出理性判断。 总体目的是组织合理、适当地询问商业伙伴，考虑商业伙伴承担的活动及这些活动本身所具有的贿赂风险，从而合理判断如果组织与该商业伙伴合作的话将会面临的贿赂风险水平。 6、相关文件 《贿赂风险管理程序》 7、相关记录 7. 1《商业伙伴基本信息调查表》 7. 2《员工尽职调查表》