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《管理沟通》
面谈的过程
一、准备阶段
用于面谈的时间并不能随面试者的喜好与需要而单方面决定,它通常也受到
受试者意愿的约束,大量统计数据表明,面谈的时间一般在30 分钟左右。时间
的约束要求面试者事先做好准备工作,以充分利用宝贵的时间。
面谈前的准备通常包括如下细节:
1. 确立面谈目的
任何有准备的沟通活动,首先要清楚地确定面谈的目的。你若要成功地进行
某个面谈,或者使自己成为一个有效的沟通者,在每次面谈之前先问自己这样一
个问题“我为什么要与那个人谈”、“想要达到什么目的”,是收集新的信息、劝
说、提供建议还是对对方的业绩作评估。你不但需要考虑通过面谈想解决什么问
题,还必须考虑与被面谈者之间的关系如何处理。这个问题解决了,你才可能选
择面谈的策略、时间、地点等问题。
尼基 ·斯坦顿(Nicky Stanton )提出了面谈的四个基本目的:
(1)信息的传播,如教师与学生的面谈,新闻记者与采访对象的面谈;
(2 )寻求信念或行为的改变,如产品推销、训导、劝告、绩效评估;
(3 )解决问题和寻找对策,如招聘面试、绩效评估、申诉、父母与教师讨
论孩子的学习问题;
(4 )探求与发现新信息,如学术团体、社会团体对个例的调查、市场调查、
民意测验、学术讨论和记者调查等。
2. 设计好的问题以鼓励信息共享
问题来源于你的目的,它是在面谈中获取信息的基本手段。任何访谈者都会
提问,只有精心准备的访谈者才能提出有效的问题,从而获取他们所需的信息。
在问题的准备时,很重要的一点是根据被访问者的特点组织语言,要用对方能懂
的语言,加强相互之间的有效沟通,准确传达你的信息。具体在问题设计上,可
采用两种类型的问题:开放式问题和封闭式问题。这些不同类型的问题可以达到
不同的效果,获取各具特点的信息。
开放式问题,如“你的工作干得怎样”或“新的规章对部门士气影响怎样”,
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一方面可以引出一般性的信息,而且可以让被访者感到谈话过程无拘无束,因为
开放式问题允许被访者自由谈论他们有何感受,他们优先考虑的是哪些问题,以
及他们对某一问题了解多少。另一方面,开放式问题有利于发展沟通双方相互之
间的关系。但必须记住,开放式问题往往回答比较困难,特别是在被访者滔滔不
绝时,话题可能会不着要点。开放式问题也很耗时,频繁使用会使访谈者很难控
制面谈进程。
封闭式问题,如 “你最后一次在哪里就职”或“你是愿意在项目A 还是项
目Z 中工作”,这样的问题有助于引出你需要的特定信息。
封闭式问题限定了被访者可能给出的回答。他们适用于当你时间有限或你想
要弄清开放式问题的某一点信息的时候。下表总结了何时使用开放式/封闭式问
题的建议。
何时使用开放式/封闭式问题的建议:
开放式问题适用场合:
·了解被访者优先考虑的事情 ·让被访者无拘束地讨论他的看法
·明确被访者的知识深度 ·弄清被访者表述能力怎样
封闭式问题适用场合:
·节省时间、精力和金钱 ·维持、控制面谈的形势
·从被访者处获取非常特定的信息 ·鼓励被访者完整描述一个特定事件
·鼓励腼腆的人说话 ·避免被访者泛泛而谈
除了前面两类问题,面谈者在沟通时,要尽量避免“诱导式”问题提问方式。
如,“难道你不认为采用这个方案将会缓解我们现有的压力吗?你和你的同事一
样赞成这项政策吗?”这样的问题,机敏的被访者,不用多久就能猜出你的意图
和想要听的东西。因而你可能会得到有偏的答复,除非你本来就打算和渴望得到
你偏爱的答案。
3. 安排面谈结构
确定了目的,设计好问题后,面谈准备的下一个步骤就是确定面谈内容的结
构。为此,要考虑三件事:面谈指南、问题提问和过渡。
面谈指南是一份关于你想涉及的话题和子话题的提纲,通常在每个标题下列
举一些特定的问题。
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当你在构思面谈指南的时候,你还需要注意
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