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《管理沟通》
会议中的商务礼仪
一、 如何穿着得体
西方社会讲究穿着的礼节,尽管平时不修边幅,一旦工作需要或赴正式场合,
莫不力求穿着得体。
办公服 (business suit ),这是在业务上接见宾客或是在开会等等的场合所穿
着的,为西方社会正式之办公服饰。您在穿着正式的办公服时,需要注意的穿着
重点有:
外套:普通西装外套 (jacket )以保守为原则。
长裤:一般的西裤,剪裁较保守。
衬衫:普通衬衫,颜色、款式较保守。
领结 (领带):一般领带,款式较倾向保守。
二、 接待礼节
人际关系是公司的一大资产,与客户会晤时所留下的第一印象,往往影响到
日后两者之间的关系,在接待客户时,需要注意以下接待礼仪:
1. 介绍二者认识的顺序,会有两种情况:
(1) 介绍两位同性认识:介绍较年轻、地位较低者给较年长、位尊者。
(2 ) 介绍两位异性认识:西洋社会中通常先将男士介绍给女士认识。
2. 待客之道
(1) 确定办公室有足够的座位能够容纳访客。若等到访客到了办公室,再
手忙脚乱的找椅子,则有损公司专业的形象。
(2 ) 勿让访客等候。若您暂时无法分身,可请秘书代为接待。
(3 ) 如果访客进办公室时,您正在接电话,应立即起身致意,并且以手势
示意,请来客坐下。
(4 ) 尽量亲自到接待室迎接客户,再一起走到办公室。
1
3. 以下何者属正确的待客之道?
(1) 将访客的外套摆在椅背上面。
(2 ) 把禁烟的标志,放在明显看得到的地方。
(3 ) 用纸杯提供茶水给客户。
(4 ) 结束会谈后,应该起身握手道别,再让客户自行离开。
(5 ) 访客的外套应该挂好,不要摆在椅背上面。
(6 ) 如果访客有抽烟的习惯,应该准备烟灰缸。如果不愿有人在您办公室
吸烟,则应把禁烟的标志,放在比较明显看得到的地方。
(7 ) 您自己在吸烟前应先征得访客的同意。
(8 ) 提供给访客的茶水应使用瓷杯,不宜使用纸杯 或是塑料杯。
(9 ) 在会谈进行时,尽量避免谈话中断。
(10) 结束会谈后,应该起身握手道别,亲自或请秘书送访客到大门。
三、 会议技术
开会对上班族而言,已成为一项例行公事,因为它是上下沟通意见的最佳方
式。但如何使会议有效的进行,而不再是梦魇一场?以提供您一些开会的原则。
1. 会议通知事项
开会之前,最好要有会议通知,以通知要来开会的人,而在会议通知里面,
应该注意到下列的重要事项:
(1) 写明开会主题,让与会者能预先针对内容做好 准备工作。
(2 ) 载明开会的时间、地点。
(3 ) 使用备忘录、电话、或信件通知与会者。
2. 开会前的准备事项
开会的时候,需要准备一些基本的硬设备:
(1) 麦克风、投影机、屏幕之准备。
(2 ) 重要数据影本、Memo 纸、笔。
2
3. 会议座位安排及茶水供应
(1) 主席两旁的座位安排给公司高级主管。座位越往后者,阶级越低。
(2 ) 通常由秘书负责咖啡、茶等饮料的安排。
(3 ) 超过午餐时间,会议仍未结束时,必须准备餐盒或点心。
4. 会议中使用录音机记录
(1) 通常可以利用录音机,一来可详记所有会中发言,二来亦可让与会者
谨慎说话对答。
(2 ) 同时请秘书记录重点。
5. 为保证会议效率需注意
(1) 主席应控制讨论时间,准时开会、散会。
(2 ) 不邀请对讨论事项无建设性意见者开会。
(3 ) 齐全而扼要的资料。
(4 ) 结束前检讨出确切结论,并让与会者在48 小时 内收到会议记录。
6. 急事通知与会者
除非万不得已,一般来说,是不希望中断任何的会议进行,如果有急事通知
某位与会者,请注意下列事项:
(1) 确定有必要通知
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