会议准备工作李万隆七天.ppt

要做好哪些准备工作。 软作王程系 李万隆( Nicolas)  会议计划 会议计划首先明确会议的目的和任务,确定会 议的名称,出席对象、主持人、规模、召开时 间、需用时间、地点、议程等,其次是会议应 做的准备工作,所需文件,会场布置等. 会议计划由秘书制订、提出,经过上层审核批 准后,再由秘书或秘书处组织人员,分头按计 划执行 计划首要为拟定工作方案以及选定议  二文件准备 会议前需要事先准备文件,如会议上所需的参 考资料、工作报告、演讲稿、会议记录、会议 纪要、会议总结等,当然,开幕词和闭幕词也 是必须的 般先由领导层根据会议内容、目的的要求确 定要点,授意给秘书秘书按照要求收集资料, 成初稿后 由领导层审阅后修订.七天连锁酒店最后完 成签发工作  会场准备 拟订与会名单 在选择会场之前,必须先拟定与会人员名单,确定与会 人数,然后再根据人数选择合适的会场 ◆会场选址 必须和与会人数相对应,而且在人数范围内,选择偏小 的会场较好此外对于会场的总体要求是明亮、整洁 应用设备齐全 ◆席位编排 职务高低为序,职务越高者相对的席位离主席台越近  四会议通知 ◆各项会议准备工作基本就绪后,要尽早发出开 会通知,以便与会人员提前做好准备.一般分书 面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严 肃,备忘性好,参加人数较多或比较庄重的会 议,宜发书面通知口头通知特别是电话通知 应拟一个电话通知稿,以便简明、扼要、完整 地进行通知重要会 议的通知发出后,应及时检 查并进行落实  五报到登记 会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与 会者到达开会地点并通知会议秘书部门报到是 会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实 施组织的重要环.对于应该报到而未及时报到 的,应注意催使。报到完毕后,七天连锁酒店应 汇总情况,向会议领导报告  总结 会议前准备,秘书工作机构的设置和工作人员 的调配很重要,只要协调好分工,才会事半功 倍,保证会议顺利进行  The End