模块四 项目一 电子文件生成.pptxVIP

一、电子文件 1.电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，利用计算机等设备阅读、处理，并可以在通信网络上传递的文件。 简单讲就是在电子环境中产生的公文。 如：在使用办公自动化（OA）系统形成的电子公文。 项目一 电子文件生成 OA系统电子文件形成过程 草拟 - 修改 - 审核（会商） - 签发（会签） - 复核 – 繕印 - 用印 - 登记 – 分发 - 交换 电子文件 一是由电子计算机生成和处理的，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦称“数字文件”。 二是文件的一种类型，具有文件的各种属性，有特定的用途和效力。 项目一 电子文件生成 2.基本特征 电子文件 是指描述生成电子文件职能活动、电子文件的作用、办理过程、办理结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境信息。 项目一 电子文件生成 3.背景信息 电子文件 是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 项目一 电子文件生成 4.元数据 二、数字档案 可称为电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的、对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 项目一 电子文件生成 1.概念 二、数字档案 数字档案是已归档的电子文件。 数字档案具有一定的保存价值。 数字档案需要按一定方法进行整理，并集中统一管理。 数字档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就无法使用。 项目一 电子文件生成 2.内涵 二、数字档案 查找方便快捷 查找途径多元化 提高管理效率 复用性好 软件兼容性 网络化应用 非手迹化 项目一 电子文件生成 3.特点 项目一 电子文件生成 任务1 电子收文 任务2 电子发文 任务1　电子收文 通过OA系统，在网络上完成收文的办理流程 任务1　电子收文 电子收文办理是将通过网络直接发来的电子公文（含电子邮件），或将接收的纸质公文转化为通用格式的电子公文，并进行登记、拟办、批办、承办、归档等处理。 目的：实现接收公文在单位内部流转的电子化过程 任务1　电子收文 任务一　电子收文 要完成的工作： 签收登记 - 拟办 - 批办 - 传阅 - 承办 - 注办 任务2　电子发文 通过OA系统，在网络上完成发文的办理流程 要完成的工作： 拟稿 – 审核 – 修改 – 会签 – 签批 – 签发 – 编号分发 任务2　电子发文 将准备发布的公文按规定的格式输入计算机，实现从公文的拟稿、审核、会签、审查签批、签发、编号、分发的全程计算机自动操作。 在这一过程中，OA系统可自动收集捕获公文的内容、拟稿人、密级、附件信息等数据，实现电子公文发文自动化。 任务2　电子发文