《商务会议的筹备工作》.docxVIP

商务会议的筹备工作 为确保会议的圆满完成，达到预期目的，做好会议的筹备工作是十分必要的。 对丁秘书的工作而言，会议的筹备工作主要包括：拟定会议计划，拟定会议的议 程、日程、程序，制发会议通知，布置会场及拟定会议的应急方案几个方面。 ,拟定会议计划 秘书在拟定会议计划时要确定会议名称，议题，时间，地点等基本要素，成 立会务工作小组并制定会议预算。 会议的名称一般根据议题或主题来确定并能概括显示会议的时间，届次，范 围，规模及主办单位。如“天地公司 2005年全体员工总结大会”会议的议题根 据会议的目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 会议的最佳时间要考虑主要领导是否出席而定，主要包括会议实际进行时间 和会议过程中的休息时间。会议地点选择的重点是会场大小适中， 地点适中，环 境适合，交通方便，会场的附届设施齐全。 制定会议预算。秘书在制定会议预算时要科学合理，并上报上司审批。下面 是天地公司将要召开为期两天的股东大会，秘书处所做的会议经费预算： 项目 单价 总价 场地租用费 华隆大厦一楼会议室5000元每 天 10000元 摄像设备租用费 摄像机2台，2000元/台/天 4000 元 交通费用 租旅行车2辆，500元/辆/天 2000 元 会议用品费 资料印制费，每份5元乘200份 1000 元 餐饮住宿费 每人每天500元，6人乘2天乘 500 6000 元 总计 22000元 二，拟定会议议程、日程、程序 确定会议的议程要根据到会主要领导的情况，确定主持人；根据会议的主题 确定会议发言人；围绕会议主题确定讨论题目，讨论方式；根据会议目的，安排 主要领导做会议总结。联想公司召开技术训练讨论会，会议由主管副总经理主持, 下面是经理秘书制定的会议议程： 上午： 总经理做关丁技术训问题的工作报告。 培训部总监专题发言。 生产部总监专题发言。 下午： 分组讨论。 人力资源部总监宣读公司开展技术培训的计划草案。 副总经理做总结报告。 三，制发会议通知 深圳科技开发有限公司将要召开年度总结大会，会议进入筹备阶段，下面是 秘书制发的会议通知。 深圳科技开发有限公司关丁召开年度总结大会的通知 公司各部： 为总结公司本年度发展经验，拟定未来公司发展规划，同时表彰为公司做 出重大贡献的员工，公司决定丁 2010年12月25日13:30分在公司一号会议室 举行年度总结大会，请全体员工务必准时到会。 深圳科技开发 有限公司 二O 一 O年十二 月二十四日 同时，制定会议回执单，并与会议通知一并下发 姓名 能否到会 单位 发言题目 职位 备注 四，会场布置 会场布置包括很多方面，会场座次布置，会场主题布置，会议主席台的布置。 会场座位布局摆放可以采取多种样式或形状， 较大型会议一般在礼堂、会堂、 体育场馆举行，其样式基本固定，可采用半圆形或方形。如： 与会者□ □□□□□□□□ 与会者 □ □□□□□□ □ □ □ □ □ □ 口 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ n □ □ □ □ 口 □ □ □ □ □ □ □ 口 □ □ □ □ □ 主席团 中小型会议一般在会议室，会议厅或临时设置的会客室举行。可采用长方形 的会场布置。如: 的会场布置。如: 5 c3. 1 c.2..= 4. 5 c3. 1 c.2..= 4. Ll 主席台座位的安排一般以职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺 序依次排列。会议如有主持人，需要在前排边上就座。 会议主题布置要根据会议的内容布置，如表彰、庆典会议可采用红色的色调， 而总结、报告会议则选用蓝色色调。会场布置要突出主题，在醒目的位置悬挂条 幅，并在适当的位置摆放鲜花。会议主席台布置一般在座位的左侧摆放姓名台签。 并注意话筒等音响设备的摆放位置。 五，拟定会议应急预案 详细的筹备方案能把可能出现的问题减少到最小程度。然而，紧急的意外的 事件仍可能发生，他们将打乱原有的安排。因此应在会议开始前制定出应急方案， 以便意外出现时能够有条不紊地解决问题，使会议按原计划进行。 会议举行过程中可能出现的问题有人员问题、场地问题、设备问题、资料问 题，在会议的应急方案中，对可能出现的问题要注明处理问题的负责人员， 并在 会前的协调会议中落实到人。 处理人员缺席问题可根据会议的类型采取不同的备用人选，或安排其他演讲 者先进性发言；处理场地问题如会议地点因某种原因不可使用， 应预先选好备用 场地，会前对道路交通，线路进行筛选，避免堵车；处理设备问题需要事先了解 活动当地可以租用到设备的公司及活动当地的设备供应商名称，地址和电话号 码；处理资料问题时秘书可以带一份活动安排及活动中需要使用的文件的原稿， 以便在活动地点复印，或直接对资料进行备份。