《公文知识与公文写作》.docx

公文知识与公文写作 一、什么是公文 公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种 收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表 册等。 公文的定义： 定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式， 经过一定处理程序 制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一 种工具。 定义二：〈〈中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是 党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。 对这段定义的四点说明： （一） 公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。 “各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党 的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。 （二） 公文是一种记录和传递信息的书面文字。 各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文 书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记 录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声 相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范 围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。 （三） 公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。 公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并 且要经过一定的处理程序。 （四） 公文是党和国家机关具体领导与管理政务， 机关与组织处理工 作的一种工具。 通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作， 交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。二、公文的特点 （一） 鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本 质的特征。 （二） 法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同， 不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关 条例、章则、决定成立的，并且能以白己的名义行使法定的职能、权 力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都 可依据白己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文 件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的， 是行使白己法定职权 的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的 制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不 等。 （三）严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方 法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部 分，每个部分又有各白的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能 白行其是，更不允许随意“创造”，白搞一套。 （四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的 旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表 达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免 使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张 和双关等修辞方法。三、公文的作用 （一） 制订政策与发布法规的作用 （二） 管理与指导的作用 （三） 联系公务的作用 （四） 宣传教育的作用 （五） 凭证与史料的作用四、公文的分类 （一）按性质和作用划分 1、 指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级 必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告 等。 2、 指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施， 是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。 3、 呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答 复时使用的文件。主要有报告、请示等。 4、 决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排， 下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。 5、 公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。 6、 记录性公文。会议纪要。 （二） 按引文关系划分 1、 下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命 令、指令、指不■和批复等。 2、 上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、 工作报告和上行函等。 3、 平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公 函、通知等。 （三） 从文件的来源划分 两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由 本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、 总结、规章制度等） （四） 从文件的制发机关及其性质划分 三类：法规文件、行政文件、党的文件 （五） 从文件的阅读范围和机密程度划分 三类：公布文件、机密文件、内部文件五、公文的格式 公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置， 相互的关 系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。 书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。 （一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约