档案管理基础理论教学PPT课件.ppt

（二）整理工作 档案整理工作的原则：遵循档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。 1. 档案整理工作的原则 档案的整理工作主要内容包括： 区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。概括为系统整理和科学编目两部分。 系统整理包括对案卷的分类和排列。科学编目包括编档号、编目录。 （二）整理工作 2. 档案分类的方法 全宗概念。全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。构成全宗的条件：以自己的名义单独对外行文、设有会计单位或经济核算单位、有一定的人事任免权。区分全宗是档案整理工作中的重要环节。一般的机关档案室通常管理一个全宗，档案馆保存很多全宗。 （二）整理工作 档案分类步骤 对每种档案进行分类 对全宗内的档案，把种类划分为大类。这是分类方案上的第一层分类。如企业分成十大类：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。 （二）整理工作 年度—组织机构分类法 组织机构—年度分类法 年度—问题分类法 问题—年度分类法 （二）整理工作 工程项目分类法 型号分类法 课题分类法 照片档案的分类： 保管期限—年度—问题 保管期限—问题—年度 3. 装订形式 （1）以案卷为单位整理。 （2）文书档案按照《归档文件整理规则》的要求，文件以“件”作为整理单位，文件不装订。 （三）鉴定工作 1. 档案鉴定工作的内容 主要是对档案价值的鉴定工作，即鉴别档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的档案，经过一定的审查和批准手续剔除销毁的工作。这是档案鉴定工作的主体内容。 （三）鉴定工作 过程二 过程一 　　归档时的鉴定，由文件形成部门完成。主要任务是：剔除无归档价值的文件；确定归档案卷的保管期限。 　　档案部门的定期鉴定工作。基本任务：剔除无保存价值的档案，调整档案保管期限。附带任务：调整密级，检查并补救科技档案完整、准确方面的问题。 过程二 2.档案价值鉴定的原则和价值因素 档案价值鉴定工作的核心问题就是划定档案的保管期限，而保管期限的判定，是由档案价值大小，也就是档案的价值量决定的。所以，我们在进行档案的鉴定，确定档案保管期限长短时，实际上是在进行档案价值量大小的比较工作。 （1）档案价值鉴定的原则 凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的档案，都应该永久保存。 凡是在一定时期内具有利用价值的档案，都可以定期保存（长期或短期）。 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。就高不就低。 机关文书档案分永久、定期（30年、10年） 会计档案分为永久、定期（10年、30年） 照片档案分永久、长期、短期。 具体方法 Ｂ E 技术因素 D A C 时间因素 名称因素 F 作者因素 （2）规定和影响档案价值的因素 典型因素 功能因素 3.档案销毁工作 档案价值鉴定的方法就是直接鉴定法，逐套、逐卷以至逐份地评定其价值。鉴定的结果有的档案就要销毁。销毁工作要非常慎重，应履行严格的手续。 （1）编制销毁清册 档案销毁 工作 （2）编写鉴定工作报告 （4）善后处理工作 （3）组织销毁 4.鉴定工作的意义 有利于保护有价值的档案 1 有利于保证档案的库藏质量 2 为档案计算机存储和缩微化创造条件 3 Company Logo Company Logo 档案管理基础理论 内 容 第一部分：档案及档案工作概念 第二部分：档案管理八个环节 第三部分：全省档案管理工作存在的主要问题 一、档案及档案工作概论 （一）档案概论 1. 档案概念 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案的定义可以从四个方面加以理解： （1）产生档案的主体和来源 （2）档案的基本属性—原始记录性 （4）档案形式的多样化 （3）档案的价值性。即有用性 2.档案与资料、档案与文件材料的区别:  档案与资料的区别 关键在是否直接形成。档案是从事活动的原始记录，是直接形成的第一手材料。档案本质属性是原始记录性。资料是为了参考需要而购买、交流和收集来的，是间接性材料。 档案与文件材料的区别 档案和文件密不可分。“文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因