公司接待工作管理新规制度.docVIP

接待工作管理制度 目标： 为树立企业良好形象，扩大企业对外联络和交流，使接待工作规范、有序进行，特制订本制度。 标准：接待工作标准是：服务热情周到、勤俭节省和统一协调标准。 三、适用范围：本制度适适用于企业重大活动、会议等接待工作。 四、管理职责： 1.行政服务中心作为企业接待工作归口管理部门，负责接待工作安排和管理，确定关键贵宾接待计划，协调各个部门落实接待任务，提供后勤保障。 2.行政服务中心，负责审核接待计划、协调相关接待事项及接待费用，报总监审批。 3.企业各部门负责本部门接待工作；每个月统计接待情况报行政服务中心登记立案；同时应完成配合企业分配各项接待任务。 五、分类 ：为了愈加好做好接待任务，对来访嘉宾不一样身份和社会地位进行不一样标准接待划分。 1.Ⅰ级接待：公务来访 1.政府职能部门、行业主管部门工作人员来企业检验工作； 2.项目合作伙伴关键领导来企业洽谈工作事宜； 3.有合作意向投资项目部、金融机构来企业考察； 2.Ⅱ级接待：参观来访 1.各级党政机关领导来企业视察工作； 2.各地机关、企事业项目部来企业参观考察； 3.关键企业领导来企业参观考察 3.Ⅲ级接待：会议活动来访 应邀前来参与企业会议、活动各级领导、教授、代理商和合作伙伴等。 Ⅳ级接待：其它来访客人 其它来访客人是指和企业业务无关，只是随访人员，包含园区领导带来考察园区情况随访人员和应聘者。 注明： 按接待对象等级不一样和对企业业务影响不一样，分为关键贵宾和通常贵宾。（Ⅱ级及以上来访人员为关键贵宾，Ⅲ级及以下为通常贵宾） 六、 招待标准和标准： 参观接待依据需要安排招待用餐； 住宿标准： 1、通常来访客人安排和企业签署协议快捷经济型酒店； 2、企业领导出面接待外地关键贵宾住宿，则依据企业领导需要安排。 1.用车标准： （一）通常公务来访，依据情况需安排用车，由行政服务中心统一调度； （二）列入计划关键贵宾来访用车，企业应优先给予确保，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确在行政服务中心立案。 2.接待规格： 关键贵宾可安排对应各中心责任人或副总裁乃至总裁接待见面；其它贵宾依据情况由相关人员接待。 七、计划和准备： 1. 行政服务中心在接到企业领导通知或相关业务部门登记关键来访预约时，应做书面登记。对关键贵宾接待，须在具体了解接待要求基础上确定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后立即通知相关部门和领导；对通常贵宾酌情安排对应部门接待； 2. 企业各部门在接到关键来访预约后，须填写《接待申请单》(见附件)报行政服务中心，并帮助确定接待计划。需企业领导出面、行政服务中心协调关键接待通常应提前2天通知行政服务中心；对时间紧迫临时关键接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。 八、招待内容： 关键来访接待计划应载明以下内容： （一）接待类别：公务来访、参观、参与会议或其它。 （二）贵宾基础情况 1.来访名称、领导姓名、职务等； 2.来访具体时间、人数，当地陪同来访领导和人数； 3.来访目标和要求； 4.在当地逗留天数。 （三）具体接待安排 1.明确关键接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，出面接待领导和陪同人员； 2.参观线路或洽谈、举行活动场所； 3.费用预算报送行政服务中心，由行政服务中心做统筹管理。费用预算应报送财务服务中心报备审核。 九、 关键接待计划： （一）是否安排车辆接送； （二）是否需要会场部署，包含花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等； （三）是否制作欢迎牌、指示牌； （四）是否安排礼仪； （五）是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿； （六）是否安排摄影摄像； （七）是否需要准备企业宣传资料； （八）是否宴请，包含宴请时间、地点、参与人员、标准； （九）是否安排住宿；住宿标正确实定 （十）是否安排游览等接待行程。 （十一）是否需要赠予礼品； （十二）其它需要说明事项。 十、 接待关键参观来访; 关键接待部门应上报行政服务中心，行政服务中心按计划通知参与见面领导、陪同人员、落实见面时间及场所。行政服务中心应作为后勤保障部门应该主动配合，确保企业环境卫生洁净整齐，职员精神面貌良好和饭店酒店预定茶水准备等一系列后倾服务保障。 十一 、 接待关键公务来访或会议来访： 关键接待部门应上报行政服务中心，行政服务中心依据计划和贵宾要求，提前预订好贵宾下榻宾馆；依据计划预订宴请酒店；依据所定用餐标准，安排迎合贵宾地方口味饭菜等；而且依据需要订购礼品等。 十二、接待大型会议或活动来访接待： 1.主办部门应事先准备企业介绍等相关资料；检验会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。 2