数字档案室管理8项制度.docVIP

数字档案室管理制度 为保障数字档案的有序、规范、安全地采集、管理和利用，特制订本制度。 1、档案员为数字档案的安全必威体育官网网址负责人，本单位计算机技术人员可采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案员做好数字档案必威体育官网网址工作，其他工作人员应自觉维护数字档案的安全必威体育官网网址。 2、数字档案室系统登录账号和密码必须妥善保管，不得泄露给他人。密码应该定期更改，密码长度应该在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。 3、数字档案条目和原文按利用级别划分为公开、不公开两个级别。档案员应根据数字档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。 4、数字档案仅限于本单位工作人员查询、非本单位人员需经本单位分管领导同意后方可查询。 5、数字档案原文仅共本人查阅，不得擅自外传。 6、涉密档案不得在网上提供查询。 7、严格控制档案数据网信息接入点，禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。 8、严格控制移动硬盘、U盘、光盘等移动存储设备在未经许可的情况下接入存有数字档案资源的电脑，移动复制数字档案。 电子文件归档管理制度 ?? ?.为了加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定，特制定本制度。 一、电子文件的管理体制和工作职责 1、电子文件是一种独立的档案门类和载体，在其形成到归档的管理过程中，由各形成部门和档案部门指定专人负责。 2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。 2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。 3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。 2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。 3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。 4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃ 档案数据管理维护制度 1、数字档案由专人负责管理和维护，确保档案数据安全。 2、各门类数字档案经质量检查合格后，通过导入和挂接进入数字档案室管理系统，统一管理。 3、修改、删除数字档案必须由档案员执行操作。 4、数字档案应至少制作三套备份，一套硬盘，两套光盘，备份介质分开保管，一套异地保存。 5、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。 数字档案鉴定销毁制度 1、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准，逐卷或逐件进行。 2、数字档案鉴定工作需要在主管领导领导下，由熟悉档案业务的人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。 3、需销毁的电子档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由电子档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导批准并备案后方可执行。 4、监销人员在销毁电子档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。具体销毁根据国家有关规定执行。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归入全宗卷永久保存。 5、属于必威体育官网网址范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻