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（管理制度）资料管理制度 （市场管理部） 1.0 总则 1.1 为规范公司的档案、保证各类文件资料和实物的安全管理，特制定本规定。 1.2 档案定义：档案是指公司于各项管理活动中形成的具有保存价值的文件资料 和实物。 1.3 管理部门：总经理办公室负责此规定的制定、修改、废止及起草工作。 1.4 适用范围：市场管理部(包括联合运营部) 。 2.0 档案范围 2.1 公司要求归档文件资料、实物包括： 2.1.1 公司下发规章制度、总字号和人字号等总部文件。 2.1.2 人事档案、工资方案及标准、工资发放表等。 2.1.3 会议记录及培训资料等。 2.1.4 和经销商签订的购销协议、专柜协议、促销品协议、年度合作协议/合同等。 2.1.5 行政合同、资产管理资料等。 2.1.6 公司机构注册、年审资料。 2.1.7 和总部、市场联络的关联函件。 2.1.8 会计报表、会计凭证、帐簿、经销商档案等资料。 2.1.9 法律文书、打假和诉讼案件资料等。 3.0 档案的分类 3.1 档案按其职能性质设为：壹级类目和二级类目。 3.2 档案分类，壹级类目设置如下： 1.总部公文类代字：01 2.人事行政管理类代字：02 3.运营管理类代字：03 4.会计档案类代字：04 5.声像档案类代字：05 3.3 档案分类二级类目的设置方法如下：（可根据需要设置） 3.3.1 总部公文类的二级类目：按工作职能设置。如：总字号、人字号 3.3.2 人事行政管理类的二级类目：按问题性设置。人事档案按照《市场管理部 人事档案管理制度》执行。 3.3.3 运营管理类的二级类目：按市场及业务内容设置。 3.3.4 会计档案类的二级类目：按凭证、帐薄、报表等分别设置。 3.3.5 声像档案类的二级类目：按照片、底片、录像带、光碟、磁盘等载体分别 设置。 《分类号标识和案卷排列方法说明》（格式见附件SZ301501 ） 《档案分类表》（格式见附件SZ301502 ） 《档案分类、归档范围、保管期限表》（格式见附件SZ301503 ） 3.4 档案按其密级分为：通用文件和密级文件。 3.4.1 通用文件：指涉及内容无需必威体育官网网址的文件。 3.4.2 密级文件：指涉及内容重要、机密且要求于壹定时间内严格限制阅读范围 的，且由专人负责处理传递和保管的文件。分为：绝密、机密、秘密三类。 3.4.3 绝密文件包括：财务报表、经销商档案（帐务）、销售统计报表、活动方案、 人事报表、资产报表、诉讼文书及案件、刮奖卡等重要资料。 3.4.4 机密文件包括：总部下发所有文件、工商注册资料、法人身份证复印件、 商标、工资标准方案、组织架构图、经销商档案、和销售有关合同、产品报价、 发货资料、重要业务问题、重要领导讲话、会议纪要等资料。 3.4.5 秘密文件包括：社会保险、销毁资料、客户资料、合同/协议、考核结果、 人事档案、员工投诉及合理化建议、重要的证照、重要的图片、声像等资料。 4.0 档案的立卷 4.1 市场管理部（包括所管辖联合运营部等市场）于工作中形成、已经办理完毕 且具保存价值的文件资料，按照它们于形成和处理过程中的联系，对单份文件进 行系统化整理组合成卷。 4.2 档案的立卷遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区 分文件资料的保存价值，确定案卷的保管期限；科学分类、整理，便于保管和利 用。立卷的具体要求如下： 4.2.1 按年度将文件资料按其形成或对应年度分开；按职别将联系紧密文件资料， 如上级的批复、下级的请示应放于壹起；按问题将文件资料按其内容所反映的问 题分开。 4.2.2 以问题为主，兼顾其他特征（专柜资料：申请、批复、图纸、照片等，经 销商档案包括：协议/合同原件、送货单、代垫、回款、询证代垫函等），使文件 之间的联系紧密，分级适当，问题单壹，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。 4.2.3 装订文件均统壹于左边，左下角和左上角对准后打孔装订，同时必须去掉 金属物和杂物，对大小不壹、长短不齐的文件要折叠整齐，排列时壹般批复于前， 请示于后；定稿于前、草稿于后；转发文于前，被发文于后；其他文件按其重要 程度或形成时间先后排列。 4.2.4 必须用蓝黑墨水钢笔填写《卷内文件目录》（格式见 SZ301504 ），且于左上 角拟写简明确切的案卷标题，且于右上角编号，作为案卷文件的封面。档案夹（盒） 侧面标明年份、案卷文件名称及编号。 4.2.5 报表类资料必须有制表部门、报表名称、所属期、经手人及部门负责人签 字。4.2.6 各市场管理部财务科立卷要求，按照《市场管理部会计