企业英文邮件格式介绍写作指导.pdf

企业英文邮件格式介绍写作指导 1. 书信结构 英语书信结构一般有以下几个部分组成： 信封 (envelope) 英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信 人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置 ( 信封的 右上角 ) 和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址 和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地 址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，先写门 牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国 家名称的每一个字母都要大写。如下： 信头 (heading) 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是 通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，就需要写明回邮地 址和联系号码。 称呼 (Salutation) 称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两 三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用 冒号。 在非正式书信中，称呼后用逗号。 ( 注意：尽量避免使用 第 1 页 共 7 页 ToWhomItMayConcern或 DearSirorMadam, 因为这种称呼已经过时，并 且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用 DearHumanResourcesManager，DearFriends 这样的称呼。在给律师或 外交领事写信时，可以使用 Esquire 或 Esq. 这样的头衔，但它们不应 出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有 Jr. 或 Sr. 如 GeorgeBush,Jr. 也不能把它们包含在称呼中。 ) 主题句 ( 选择性 )SubjectLine(optional) 电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开 邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做 到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过 35 个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如： SomequestionsaboutC++. 在比较正式的格式中，需要把每个单词的首 字母大写 ( 介词、冠词除外 ) 。 正文 (BodyoftheLetter) 正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通 常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语， 都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。 修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可 以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没 有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人 第 2 页 共 7 页 地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开 始。 齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句 句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾 客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是 最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人 之间的关系比较熟悉随便。 结尾语 (com#plimentaryClosing) 结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字 母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。 一般电子邮件： Sincerely, Sincerelyyours, 私人电子邮件： Regards, Bestwishes, Bestregards, Withbestwishes, Wishbestregards, 20xx 英文信函格式公共英语