制造业管理规范之档案管理制度().doc

PAGE 第一章 总则 第一条 为提高档案工作的科学管理水平，维护档案的完整性和系统性，充分发挥档案作用，有效的保作者天空之影护和利用档案，现根据《档案法》及的实际情况，特制订本管理制度。 第二条 建立由厂级领导分管、党工部主管，档案人员具体管的档案管理体制，制定各有关人员的岗位责任制、档案管理办法。凡是我厂在党政、经营、生产技术、科研、财务、设备仪器、基本建设等工作活动中形成的文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、设备档案、电子档案等各种内容、各种载体形式的档案，均由综合档案室集中统一管理，不得分散保管。 第三条 严格归档制度，综合档案室的工作人员，对工厂的各业务部门档案的收集、整理、鉴定、立卷工作进行指导、检查和监督。 第四条 工厂各科室的兼职档案人员，要认真履行岗位责任制，自觉学习档案业务，积极参加业务培训，尽快提高专业水平和业务素质。 第五条 按照有关规定和要求，做好档案材料的收集、整理、归档工作，按时向综合档案室移交档案。 第六条 工厂文书处理人员和各科室的兼职档案工作人员，要把好文件材料在形成、处理过程中的质量关，做好档案材料的收集、积累和平时立卷工作。 第七条 为保证工厂基本建设材料的齐全完整，兼职档案人员应参加工厂基建工程的竣工验收和设备开箱验收工作，认真做好验收记录。 第八条 专兼职档案人员要加强政治和业务学习，爱岗敬业、忠于职守，努力提高自身的业务素质和档案管理水平，为工厂领导决策及各项工作提供优质高效服务。 第九条 为加强档案工作，维护档案的完整与安全，提高档案的质量，要定期组织有关人员对档案的保管状况、管理情况以及案卷的质量进行检查，发现问题及时纠正处理。 第十条 稳定档案工作人员，加强档案管理人员队伍建设，不断学习，不断更新知识，使档案人员的整体素质不断提高，适应企业发展的要求，使工厂的档案管理工作能够为企业经营工作提供优质的服务。 第二章 档案收集、整理、立卷、归档制度 第十一条 归档范围 凡工厂党政、经营、生产技术、科研、财务、设备仪器、基本建设等工作活动中形成并办理完毕的，具有查考利用价值的各种内容，各种载体形式的档案材料，均属立卷归档的范围，应由综合档案室集中统一管理，不得分散保管。 第十二条 归档时限 （一）文书档案，在每年的1月底以前，将上年形成并办理完毕的文件材料，收集齐全，整理立卷，编目装订后向综合档案室移交。 （二）严格执行公文处理办法，传阅文件要履行签收清退手续，办理完毕的文件要及时按平时立卷类目归入卷盒，不许个人长期保管。 （三）领导参加会议带回的文件，必须及时交档案员收入、登记、保管。 （四）会计档案的收集、整理工作由会计人员在会计年度终了之后，对办理完毕的报表、帐簿、凭证，按归档要求分类，划分保管期限，进行整理装订，填写好卷内目录，备考表，案卷封面，并在本部门保管使用一年后移交综合档案室。 （五）基建工程项目档案，在基建工程竣工验收后立卷归档。 （六）设备仪器档案，在设备仪器安装调试并正常运行后立卷归档。 （七）声像、照片档案，应依照其所属文书、基建等档案的归档时限归档移交。 第十三条 归档案卷的质量要求 （一）应当归档移交综合档案室的各类档案，要收集齐全，进行系统整理，对文件、材料按分类大纲和文件之间的历史关系，进行科学分类、组卷，填写案卷目录。准确地划分其保管期限。 （二）归档移交的案卷，卷内文件应排列有序，卷内目录和备考表填写齐全，保管期限划分准确，装订整齐牢固。 （三）案卷题名要确切简明，能全面提示卷内文件内容，体式一致，文字简练，语句通顺。 （四）各类档案的案卷封面，一律用黑色墨水书写，字迹要清晰、工整，卷面整洁、美观。 （五）严禁字迹易褪变，扩散的文件材料进入档案，纸张已破损的应裱糊整齐，装订要牢固。 （六）案卷排列须按档案分类大纲分类，排列有序。 （七）凡移交的各类档案，均应编制案卷目录一式三份，随档案一并移交。 第三章 文书档案管理制度 第十四条 文书档案的整理 1、文书档案按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、（DA/T22-2000）《归档文件整理规则》进行收集归档。 2、文书档案的分类可以采用年度—保管期限—机构（问题）进行分类。 3、归档文件以件为单位，一般每份文件为一件。文件正本与定稿为一件、正文与附文为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件，原文与附文为一件。正文在前定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前被转发文在后。 4、文书档案的排列，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 5、归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归挡章的颜色