文件处理基础知识及常见问题分析教学PPT课件.ppt

公文处理基础知识及常见问题分析 第三部分 公文处理流程 二、公文发文程序 2.核稿。公文的核稿,作为公文制作中的重要环节,本书将在辨析篇中就如何把好公文文稿的审核关中作专题介绍,这里不再叙述。 3.签发。文稿送批前,涉及其他部门或地区的问题,应严格执行会签制度。 会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿 ,一般应由主办部门与有关单位联系,送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由具体承办处(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请上级部门领导同志审定。 公文处理基础知识及常见问题分析 第三部分 公文处理流程 二、公文发文程序 4.校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。 一般需经三人共同校稿,通过看稿、读稿、核稿三道程序,每个程序都应签字,落实责任,保证校对质量。经校对后的清样,交核稿人核对后,在终稿清样上签字后付印。校对符号严格按国家标准标注。 5.印刷。一般文件,应按规定时间及时印出；急件应在要求的时间内印出,不得延误。 6.文件的分发。正式文件应由专门的发文科(室)统一发送。 公文处理基础知识及常见问题分析 第三部分 公文处理流程 第四部分 公文拟写稿的步骤与方法 一、明确发文主旨 二、收集有关材料 进行调查研究 三、拟出提纲 安排结构 四、落笔起草 拟写正文 五、反复检查 认真修改 公文处理基础知识及常见问题分析 公文处理基础知识及常见问题分析 任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容： 1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题,下一步的打算；再如请求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等。 　　2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。 　　3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。 　　4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供参照执行、研究参考、征求意见等。 　　总之，发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。 一、明确发文主旨 公文处理基础知识及常见问题分析 发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要视具体情况，并不是都要专门进行这一步工作。 对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，才会比较接近客观实际。 　　收集资料主要有如下两种方式：一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。　　 总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。公文 二、收集有关材料，进行调查研究 公文处理基础知识及常见问题分析 三、拟出提纲，安排结构 在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 　　提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。 　　拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。 公文处理基础知识及常见问题分析 四、落笔起草，拟写正文