总经办行政秘书岗位职能职责工作作业流程及要求.docxVIP

总经办行政秘书岗位职责、工作步骤及要求 一、工作概述 负责总经理办公室整理维护、文件档案管理、来访人员接待及帮助总经理对日常行政办公事务处理（如：行程安排、会议通知、文件上传下达等）。 二、岗位职责 1、职责一：办公室内务 1）办公环境：明亮整齐、一尘不染、家俱摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。 2）天天按时上班、开窗通风。 3）清洁办公室：天天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4）清理花木：鲜花天天换水一次，其它花木没有枯叶、杂草。 5）为总经理备好茶水（总经理到办公室同时）。 6）天天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。 7）立即清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。 2、职责二：文件管理（步骤齐全、分类合理、处理立即、管理规范） 1）对全部文件优异行识别，并分类登记，再分别办理。 2）外来公函、通知及文字资料：立即送交总经理阅示，依据总经理指示正确办理（不急文件资料放置在待处理文件夹内）。 3）企业内部文件：立即送交总经理阅示，依据总经理指示正确办理（不急文件资料放置在待处理文件夹内）。 4）企业各部门（单位）送交总经理签字，依据送交人意见给立即传输办理。 5）关键和紧急文件，须提醒总经理。 6）天天将送交总经理指示、看阅文件清理一次，并查对登记统计。 7）依据文件积累情况立即进行存档，并作好对应统计，便于查阅。 3、职责三：贵宾接待（彬彬有礼、热情接待） 1）笑脸相迎，茶水相待。 2）问询贵宾情况：来访目标，有没有预约及身份情况等。 3）必需时需索要名片并对贵宾身份进行识别。 4）立即向总经理请示。 5）按总经理意见引见，接待（按情况给续茶水）。 6）依据客人来访时间、事宜关键性及职务等级，咨询领导意见后确定是否客餐、宴请。 4、职责四：日常事务 1）企业内外文件呈送、取件、复印、打印、分发、归档、整理及保管。 2）会议通知、会场部署，参与例会，为会议进行统计和会议纪要起草工作。 3）督促检验工作计划、会议决议、总经理交办事项落实情况，并将了解情况立即反馈。 4）协调总经理日常工作时间安排（如：出差、来访、会议、洽谈、面试、宴请等），并做好到点提醒。 5）配合总经理日常行政事务性工作，和出差前后工作处理（如：日程安排、酒店预定、礼品准备、费用报销等）。 6）总经理办公室办公设备、家俱、各类办公用具领取、登记、管理、分发和维护工作。 7）处理总经理临时交办其它工作，做好各项信息统计汇总、呈报和管理。 8）严格实施必威体育官网网址制度，不在私人交往、通信和通话中泄漏企业各类文件秘密，不经过其它任何方法传输文件秘密。 三、工作步骤 四、任职条件 1、学历背景： 以文科类为主，大专以上学历。 2、培训及资历： 接收过行政管理、礼仪、文书写作、管理学、公共关系等方面培训。 3、工作经验： 1）有2～3年以上相关工作经验。 2）有一定独立工作能力。 4、基础技能和素质： 1）知识素养较高，知识面较广，知识结构合理。 2）熟悉企业文档管理，能独立完成文书及档案管理工作。 3）良好组织、协调、沟通能力，含有较强交往能力。 4）含有一定时间管理能力、工作效率较高。 5）含有一定洞察力及分析、处理问题能力。 6）熟悉公文写作、思绪清楚，熟练使用办公软件、设备。 7）品格高尚，道德素养好。 5、个性特征： 1）外向型性格、富有亲和力、主动主动、豁达乐观、有耐心。 2）忠诚守信、工作严谨、敬业、责任心强。 3）做事果断、条理性强、必威体育官网网址意识强、含有团体合作精神。 五、怎样做好总经办行政秘书工作 没做到位表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到位，还没做好。那么要怎么做到位呢，具体以下： 1）必需有更多付出精神，不能太计较工作和个人酬劳、时间。 2）常见电话号码、关键用户和合作者联络电话尽可能熟记。 3）要学会摆弄文件，学会档案管理，关键文件能随时拿出来，所保留文件能在2分钟之内找到，近期（半月内）过手文件要快速知道其去处。 4）学会记住认人，通常见过一次面或找过你上司一次人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么。 5）应酬活动，场所许可要站在总经理身边，轻声提醒上司对面过来准备和你上司打招呼人姓什么、做什么。 6）学会统计，只要在场能统计通常全部要统计具体，说不定什么时候有用。 7）开会通常你只是列席，要记住尽可能少讲话，如非上司问及，通常不讲话，不过一定要将会议统计记全方面，尤其是关键讲话和会议决议。 8）对内部各部门和人员有调查研究和了解情况权力，但没有指令权，若转达上司指令一定要在下达之前说明。 9）为了写东西，多做标准文本，以备不时之需。 10）对其它同事不可有骄娇之气。 11）不管对上、对下，多用“请”和“谢谢”。 12）不做和工