总裁办岗位说明指导书参考.docVIP

总裁办公室 01.总裁办公室主任 职位名称 总裁办公室主任 职位编号 PM-C-01-01 所在部门 总裁办公室 定员 1人 直接上级 行政总监 所辖人员 若干 直接下级 行政主管、战略发展主管、宣传主管、综合秘书、法律助理、总裁秘书、行政秘书、机要秘书 本职：负责组织企业战略管理、行政办公管理、信息化建设、内外关系协调及后勤保障服务，督促相关部门和人员完成总裁交办工作事项 职责和工作任务： 责任程度 衡量标准 职责一 职责表述：部门目标及工作计划 工作 任务 依据企业战略目标和经营计划，确定部门各阶段工作计划 全责 战略匹配 依据部门计划，编制部门费用预算，合理控制运行成本 全责 合理成本 负责部门目标任务合理分工，分解到岗，落实到人 全责 合理分工 督促和激励职员认真完成各自计划任务，共同完成部门任务 全责 有效指挥 职责二 职责表述：部门规章制度确实定 工作 任务 确定部门相关规章制度 全责 完备 确定部门相关业务规范和步骤 全责 完备 规章制度、业务规范和步骤等修订和完善 全责 动态适应 职责三 职责表述：参与确定企业整体发展战略 工作 任务 负责为高层决议提供信息支持 全责 信息价值 帮助高层确定企业发展战略 支持 战略价值 组织推进企业战略实施 部分 实施力度 职责四 职责表述：企业计划督办和工作协调 工作 任务 总裁安排工作和各部门工作计划实施情况督办 全责 力度 立即向总裁汇报各部门工作计划和总裁安排工作进展情况 全责 客观立即 负责各部门工作关系协调和部门间特殊事件处理 全责 协调力度 促进各部门有效沟通 全责 沟通顺畅 职责五 职责表述：负责组织企业文秘管理工作 工作 任务 负责总裁关键活动安排及信息报送 全责 合理立即 负责组织企业会议安排、通知、纪要及会议决议督办 全责 督办力度 负责企业内外行文审核 全责 立即规范 负责组织企业文件、档案等资料管理 全责 规范程度 职责六 职责表述：负责组织企业信息化建设和宣传工作 工作 任务 负责组织构建企业信息管理系统 全责 系统价值 负责组织企业内外宣传工作 全责 宣传力度 职责七 职责表述：负责组织企业行政事务管理 工作 任务 负责组织企业办公用具管理及行政办公费用管理 部分 费用指标 负责组织企业接待和公关事务 全责 用户满意度 负责组织企业车辆调配和管理 全责 合理使用 负责组织企业法律事务管理 部分 利益保障 职责八 职责表述：团体管理、外部协调及其它事项 工作 任务 负责部门团体建设、培训、考评等 全责 团体效应 部门内部其它事务处理和外部协调 全责 正常运转 由主管上级授权处理其它事项 全责 满意度 权力： 部门工作计划制订和实施权 秘书和行政工作领导权 部门计划实施结果考评奖惩提议权 工作协作关系： 内部协调关系 企业各部门 外部协调关系 工商、派出所、市建委、建委及其它业务往来单位 任职资格： 学历和职称 大学本科或以上学历，中级以上专业技术职称 专业 文秘专业、经济管理专业、房地产管理专业及相关专业 培训经历 行政管理、办公自动化、文秘等培训 经验 5年以上相关工作经历 知识 含有对应房地产专业知识、行政管理知识、办公自动化知识等 技能技巧 熟练使用Microsoft Office等办公软件 含有一定领导能力、判定和决议能力、协调能力、人际沟通能力、影响力、计划和实施能力 其它： 使用工具设备 计算机、通常办公设备、网络 工作环境 办公场所 工作时间特征 正常工作时间 所需统计文档 企业相关文件或汇报、相关规章制度和工作表单等 02.行政主管 职位名称 行政主管 职位编号 PM-C-01-02 所在部门 总裁办公室 定员 1人 直接上级 总裁办公室主任 所辖人员 若干 直接下级 行政专员、网络管理专员、前台、库管员、司机 本职：负责企业固定资产和行政办公用具管理；负责企业网络、档案、车辆和司机管理 职责和工作任务： 责任程度 衡量标准 职责一 职责表述：负责企业行政办公费用管理 工作 任务 编制、实施企业行政办公费用预算 全责 合理成本 审核各类办公用具申购计划 全责 控制指标 职责二 职责表述：负责企业固定资产和办公用具管理 工作 任务 申请采购办公设备、日常办公用具 全责 立即 办公用具零星采购 全责 立即 负责对企业办公场所、办公设备进行合理调配 全责 资源利用率 负责企业办公设备维护，确保办公设备正常运行 全责 故障率 建立企业办公设备及其它固定资产台账 全责 立即正确 职责三 职责表述：负责组织企业网络系统建立和维护 工作 任务 搭建网络平台，并依据企业需要立即升级 全责 适用程度 对企业网络设施、设备进行维护和管理 全责 故障率 企业网络安全管理 全责 安全等级 职责四 职责表述：负责组织机要档案和印章管理 工作 任务 负责监督