{业务管理}办公室业务知识讲义.pdfVIP

{业务管理}办公室业务知 识讲义 第一部分办公室业务实用手册 一、办公室人员素质 一、办公室人员的职业道德要求 1 、忠于职守2 、严守机密3 、恪守信用4 、甘当无名英雄5 、增强主动性和创新意识6 、 注意自己的言行举止 二、对办公室人员的知识要求 1 、熟悉法律、法规知识2 、学习外语知识3 、掌握电子商务知识 三、基本功要求 1 、口头表达能力：应该口语标准、口齿清楚、条理清楚、思维敏捷。 2 、书面表达能力：要熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意 积累资料，不断提高写作水平。 3 、办事能力：能分清轻重缓急，做到不误事，不拖事，统筹安排工作。 4 、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能够以自己清晰简明的语言加以复述。观察 时要客观全面，抓住事物的特点和规律。 5 、应变能力：遇事不慌，做事处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 6 、心理调适能力：应具备良好的心理状态，在工作中应努力培养积极的、自觉的、坚 毅的、果断的、理性的心理因素。 四、工作的原则 1 、主动而不越位2 、服从而不盲从3 、沟通而不封闭4 、挡驾而不阻拦 二、日常公务 一、日常工作的主要事项 1 、日常工作：包括办公室管理、通讯工作、接待工作、督查工作、必威体育官网网址工作、使用保 管印章工作、文件传阅等事项。 二、接电话的技巧 1 、接听及时2 、态度热情3 、做好电话记录：电话记录应记清以下几方面：（单位：姓 名：回电号码：内容要点：来电时间（准确到几点几分）：接话人签名：）4 、讲究文明礼 貌 三、打电话的技巧 1 、做好打前准备2 、语言文明礼貌3 、做好电话记录4 、讲求效率 四、怎样保管使用公章 1 、公章的保管 印章是机关、企事业单位在各种业务活动中，表明身份、具有法律效力的凭证，必须妥 善保管。 公章由单位主管指定专人保管并使用。没有上司批准，不可将公章委托他人代管。 2 、公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准。 做好用印登记工作，登记内容包括用印人、事由、日期、签发人、经手人、印数等。 凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章。公章盖在文未落款处，应“骑 年盖月”；带有存根的公函、介绍信、还要在正本和存根连接处的骑缝线上加盖公章。 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，印文清晰可识。 印章管理人对用印有监视、监督权，对于不合法或不合手续的用印，有权拒用或提出异 议，即使有上司签字，也可请求复议，不能有求必应。 如因机构变动停止使用的，应当将原印交回制发机关封存或销毁。 五、怎样管理和使用介绍信 1 、介绍信的含义和作用 介绍信是机关、团体、企事业单位用来向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务 的一种专用信件。它具有介绍与证明两种作用。 最常用的介绍信有两种：书信式介绍信和带有存根的普通介绍信。 2 、介绍信的管理 介绍信一般由管理公章的人一同保管并使用。介绍信与公章需同等重视，不可缺页和丢 失。 3 、介绍信的使用 领用介绍者须经主管批准，不得擅自开具发放。 六、怎样做好督查工作 1 、督查工作的涵义 督查，是指协助上司，对决策的实行情况进行督促、检查。督查包含督办和查办的含义。 2 、督查工作的原则 ⑴遵守上司负责、工作人员承办的原则。⑵坚持实事求是的原则。⑶应坚持分工合作， 不能越俎代疱。 3 、督查工作的程序 ⑴立项。⑵通知。⑶催办与调查。⑷请示。⑸结案归档。 三、文件管理 一、文件管理常识 1 、什么是文件 文件是各级组织传达方针、政策，下达指示，汇报工作，交流经验，联系上下左右的工 具。 2 、什么是文件管理 文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统，文件管理是办公室工作的重 要环节。 文件管理不仅能迅速、准确地传达、