工程公司档案管理办法.docVIP

PAGE 工程总公司档案管理办法 第一章总则 第一条为加强总公司档案工作，促进档案工作为总公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《企业档案管理规定》，制定本办法。 第二条本办法所称的档案，是指总公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和总公司有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条总公司档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分。总公司档案工作是企业精神文明建设的重要内容，也是企业物质文明建设的重要条件，对于企业的持续发展具有重大深远意义。各级领导必须给予高度重视，加强领导，增强全员档案意识，整合资源，同心协力做好档案工作。 第四条总公司各单位应将档案工作列入企业发展规划，并制定企业档案工作发展规划和年度计划；明确单位档案工作分管领导并经常检查档案工作。 第五条总公司各单位应认真贯彻、执行、遵守《档案法》，依法管理本单位档案，确保档案完整、准确和安全。各单位应制定本单位档案管理办法，并报总公司备案。 第二章档案工作体制、机构、职责及人员 第六条总公司档案工作接受国家档案局、中央档案馆、国资委的监督和指导，全公司实行统一领导，分级管理，逐级监督、指导的原则。 第七条总公司档案管理部门是全公司档案业务主管部门，依法履行下列职责： 一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 二、统筹规划并负责总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 三、指导总部各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 四、监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。 第八条总公司各单位应建立、健全档案管理机构，形成管理网络，明确职责，统一管理本单位的党、政档案，并负责本系统档案工作的业务指导、监督和检查。 各级档案工作机构的性质，既是党的机构，又是行政机构,为便于工作，机构设在行政。 第九条各单位应为档案工作部门配备政治可靠、责任心强，具有符合学识水平、专业技术任职资格，有一定档案专业知识、业务能力，数量与档案管理工作量相适应的档案工作人员。 档案工作部门负责人应具有大专以上学识水平或中级以上专业技术任职资格。 第十条档案工作人员应当坚持坚定正确的政治方向，忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研业务，努力提高政治、业务素质和工作能力。 第十一条各单位要加强档案工作队伍的建设，在有计划地选调具有档案专业学历人员的同时，组织好现员的业务培训和继续教育。要疏通职称晋升渠道，改善人员结构，提高人员素质，保证队伍相对稳定。 第三章文件材料的收集、归档 第十二条各单位应建立健全文件材料和收集归档制度。一般应明确各类文件材料的收集、归档责任部门、人员；明确职责；明确归档范围、归档时间、归档要求等。 第十三条各单位可结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等实际情况分类确定文件材料的收集、归档责任部门和人员： 一、公文类(如正式公文、函、电报)文件材料,由单位的文书部门专人负责收集、整理、归档，单位有关部门兼职文书人员予以配合。 二、公文以外其它形式(如科技、财会、声像、实物等)的文件材料，由单位有关业务部门的兼职文书人员或特定专人负责收集整理、归档。 第十四条收集的各类文件材料应交单位档案部门集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。 第十五条归档文件材料基本要求： 一、各类文件材料应完整、准确、系统，能全面反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 二、文件书写和载体材料应能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔及红墨水等不耐久材料；宜使用激光打印机，不宜使用针式打印机打印文件材料。 三、拟归档文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。 四、非纸质文件材料(如电子文件)应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。 第十六条归档时间：纸质文件一般应在文件材料形成年度的第二年上半年向档案部门移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程、科研项目档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交归档。机构变动、产权变更等情况下形成的文件材料应随时归档。各单位应结合实际作出具体规定。 第四章档案管理 第十七条各单位档案管理部门应对所保管的档案采取下列管理措施： 一、建立科学的档案管理制度，分别制定文书、科技、会计、声像、实物等档案管理细则，纳入员工责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化； 二、档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设符合档案保管要求，配备防火、防盗、防光、防热、防有害气体、防潮、防虫、防磁等必要设施、措施。 三、加强对电子文件归档和电子档案的管理，积极推进档案管理现代化，与本单位信息化建设同步进行