1222 QEOSP•B-02记录控制程序.doc

有限公司 程序文件 编号 QEO/SP·B-02 标题 记录控制程序 版本 A/0 页码 PAGE 3/ 8 目的 为保证质量/环境安全体系有效运行、加强记录管理、确保记录完整，证明公司所运行的管理体系符合标准要求和产品符合要求，环境、职业健康安全符合法律、法规要求的可追溯性，同时为改进、纠正和预防措施提供依据。 范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全体系的所有记录的控制。其他记录可参照执行。 定义 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 职责 各分管副总：负责下属职能部门记录表的批准。 管理部：本程序归口管理部门。 监控记录表的编码、格式、内容。编制《记录一览表》。 参与记录表的会签。 行政部：负责记录的印刷、归档、保存、借阅、销毁工作。 各部门：负责记录表的评审会签。负责职责范围内记录的表格编制和管理工作。 工作流程图 见附件 程序 记录表的建立和更改 各职能部门根据管理需要设计记录表。编写规范、编号规则详见《文件编制规范》。 记录表通过OA提交申请、审核和批准。 记录表由编制部门上传发文，部门经理审核，执行部门和管理部进行会签后，由分管副总批准，批准后的记录表可以OA系统中查询。各职能部门应校对系统中的记录，检查所用的记录是否已在系统审批通过，避免使用未经审批的记录表。管理部负责监查各部门执行情况。 记录表不再适宜或因文件变化而需要修改时，由记录表编制部门修改表格，按6.1.2重新审核批准。 各部门应将本部门编制的记录表编入本部门的《记录一览表》，并及时更新，防止使用作废或无效的记录表。 批准后的记录表，各部门向行政部提出使用需求，由行政部统一印刷。 记录表发放、作废、回收，参见《文件控制程序》。 外部报告作为外来文件进行管理，内部报告由各部门根据管理需要进行管理。 记录表使用 记录表单使用过程中须做好标识，表单内容填写必须认真，规范、准确、完整、清晰（除有特别的要求与指定，原则上不能使用铅笔），确保记录的真实性，完整性和有效性。 一般不得涂改，必须做出更正时，只能划杠修改，并保持原内容仍清晰可见，由修改责任人在修改地方签名或盖章。 非表单形式的记录需附在与其相关的记录表单之后，记录表单中需对非表单形式的记录加以备注。 记录表在使用和贮存过程中需加以保护，确保记录表的真实性、完整性和有效性。 纸质记录的管理 标识:记录表单通过编号予以标识，以便检索，查阅。 收集:各部门每月底收集本部门的记录。 车间要保持本部门使用的记录的《记录一览表》。 编目:收集后的记录由记录管理人员按记录表的编号及保存期限进行分类、按时间顺序排列，整理、装订成册。装订后的记录应在首页上写以下内容：记录名称、卷内目录、起止时间、顺序号、总份数。 归档:手册、程序文件、质量控制计划等导出的记录每半年向档案室归档一次，由行政部统一管理，特殊记录可由部门适当保留长一点时间。在归档时需要填写《记录归档记录》。 保管:对存储期内的记录必须妥善保管。 储存的地点须有良好的环境安全控制，注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作,以防止记录的损伤，污染及遗失。 记录应按不同类别和保存期保存，同时有利于查阅和检索，记录的保存期限一般为3年，保存期管理的原则是：涉及法律法规要求的记录按法律法规要求进行保存，其他记录根据管理需要确定保存期限，大量的时效性记录如流程单等为短期保存。具体保存期限需要在《记录一览表》上标明。对于因特殊状况需延长存储期的记录表单，部门主管审批后，重新设定存储期限。 借阅:记录表单借阅需经控制部门负责人批准后方可借阅，同时在《文件借阅、复制记录》上登记，并按期归还。 尚未归档的记录表，根据月份去相关部门查阅。 已完成归档的记录表，根据记录表编号去档案室查阅。 处理: 记录表单超过存储期限的需销毁，应在《记录归档记录》中登记销毁记录状态。《记录归档记录》由行政部档案室保存。 电子记录管理 参照纸质记录管理规则； 每月将记录更新备份； 查阅、保存参考6.3.5规定； 保管：采用电子媒介形式的记录,如硬盘、光盘等应注意防潮,防压,防火,防磁以免贮存内容丢失；且每二年复制一次,必要时,可复制备份。 相关文件 《文件控制程序》 《文件编制规范》 相关记录 《记录一览表》 《记录归档记录》 《文件借阅、复制记录》 《文件作废、销毁申请单》 拟　稿 （日期） 审　核 （日期） 会 签 （日期） 批　准 （日期） 附件 记录控制程序 流 程 图 应用表单 执行部门 NoNoNo有效性销毁查阅借阅收集归档审核制表/修订印刷批准使用 No No No 有效性 销毁 查阅借阅 收集归档 审核 制表/修订 印刷 批准 使用 《文件作废、保留（销毁）清单》 各部门 部门负责人 管理部 分管副总 行政部 各部门 各部门车间 行政部 行政部 主管部