归档文件整理规则规范化培训讲座教学PPT课件.ppt

 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三节 文件装订 2.选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 常用的方法: ①线装式----最好的装订方式。 ②变形材料式----装订方法简单，但对材质要求高。金属制 品，须采用的不锈钢制品. ③三角袋装式----简单、方便，但太厚装不下。 ④粘接式----成本低，但不可拆除，使用浆糊及胶水粘贴。 ⑤穿孔式----对档案破坏大，不宜推广应用。 6铆接式----对档案破坏大，不宜采用。  第三章 归档文件的分类 第一节 分类方法 第二节 复式分类法与分类方案 第三章 归档文件的分类  第一节 分类方法 一、年度分类法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。有以下几种情况： 第三章 归档文件的分类 第一节分类方法 一、年度分类法 1.文件有多个时间特征。(文件签发日期（即落款日期）为准) 2.跨年度形成的文件。（归入办结年度） 3.几份文件作为一件时。（分几种情况） 4.文件没有标注日期。（考证） 5.有专门年度的分类方法。（专门年度） 第三章 归档文件的分类 第一节分类方法 一、年度分类法 二、保管期限分类法 三、机构（问题）分类法。 1、机构分类法 2、问题分类法 第三章 归档文件的分类 第二节 复式分类法与分类方案 一、年度-机构-保管期限分类法。 分类方案 为： 1998年： 办公室……永久、长期、短期 　　　　　　业务科……永久、长期、短期 　　　　　　保管科……永久、长期、短期 　　　　…… 1999年：办公室……永久、长期、短期 　　　　　　业务科……永久、长期、短期 　　　　　　保管科……永久、长期、短期 第三章 归档文件的分类第二节 复式分类法与分类方案 二、保管期限-年度-机构分类法。 三、机构-年度-保管期限分类法。 四、年度-问题-保管期限分类法。 分类方案 为： 1998年：党群类……永久、长期、短期 行政类……永久、长期、短期 业务类……永久、长期、短期 第三章 归档文件的分类 第二节 复式分类法与分类方案 五、保管期限-年度-问题分类法。 六、问题-年度-保管期限分类法。 七、年度-保管期限分类法（重点掌握） 分类方案 为： 1998年：永久、长期、短期 1999年：永久、长期、短期 2000年：永久、长期、短期 第四章 归档文件的排列 第一节事由原则 第二节排列方法 第四章归档文件的排列  第一节事由原则 按事由排列归档文件，是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，是这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。 第四章归档文件的排列 第二节排列方法 一、同一事由内的归档文件排列。 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他文件放在后面。 第四章归档文件的排列 第二节排列方法 二、不同事由间的归档文件排列。 1、按不同事由形成时间的先后顺序排列。 2.按事由的重要程度排列。 3.按事由具有的共同属性分别集中排列。 (1)按责任者或承办部门分别集中排列。 (2)按照不同问题分别集中排列。 (3)会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。 (4)对零散文件，应视不同情况进行处理。 第五章 归档文件的编号 第一节 件号 第二节 归档章中档号的具体填写规定 第三节 盖章 第五章 归档文件的编号 第一节 件号 一、室编件号。 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 第五章 归档文件