凭证管理的详细设计.doc

第三章凭证管理的详细设计 章节内容 第一节凭证管理的总体设计 第二节凭证录入与修改的功能设计 第三节凭证査询与汇总的功能设计 第四节凭证审核与记账的功能设计 第五节期末转账凭证处理的功能设计 思考题 课程教学进程设计：7 （一） 课程顺序 第七讲 （二） 课时2 （三） 教学内容 第三章 凭证管理的详细设计 3.1凭证管理的总体设计 3.2凭证录入与修改的功能设计 （凭证录入） （四） 讲授方法 演示讲授： 演示：课件屮凭证录入与修改的功能 （五） 课程作业 习题： 凭证处理了系统应具有的基木功能 第一节凭证管理的总体设计 一、 凭证管理的功能模块划分 凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会 计信息系统的重要纟R成部分。 由于凭证管理是用户I」常工作屮使用最频繁的了系统，因此，要求具备友好的用户 界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。 从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游了系统，是会计信息处理的起 点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保 数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计屮应考虑的主要问题。凭证管理的 功能模块划分如图3-1所示。 二、 凭证管理的数据存储设计 凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理屮已经设计，没有设计的有凭 证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销信成木结转定义、汇兑损益结 转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。 凭证和常用摘要数据基表的名称分别为Pz和Zy。在Pz基表屮存储核算年度的所有凭 证数据，包括己记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（Lpz） 屮。 °在Zy基表屮存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录 入，摘要不设计历史数据基表，Zy基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作 员都有自己的常用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用摘要，Zy 基表是备账套的公用数据基表。Pz和Zy两个基表的数据结构分别如表和表3-2所示。 对应结转定义、销售成木结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转 账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称分别为Dyjz、 Xscbjz、Hdsyjz、Qjsyjz。各基表的数据结构分别如表3-3?表3-6所示。 三、 常用摘要维护的功能设计 在有些会计软件屮，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用 的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能 满足毎个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一 的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。 笔者认为既然摘要不是杏询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进 行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统屮的每个制单人 部维护和使用自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对毎个制单 人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度。 但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对 其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题 的措施是由操作员木人或账套主管定期对常用摘要进行整理。 常用摘要维护具有增加、修改、删除、杏询、打印等功能，其界面如图3-2所示。 在图3-2屮，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般操作员只允许增、修、 删、杏询、打卬自己使用的摘要，系统根据备操作员的编冷 列示其常用摘要。如果以 一般操作员身份登录，则杳看不到他人建立的摘要，并且“操作员选择值列表秋哙删^ 按钮为暗色，即为不可选状态。 但如果以系统管理员或账套主管身份登录，5T操作员选择^值列表和“全删讨安钮， 以及“删除呀旷打印”按钮为正常色,即为可选状态,但此时“增加呀旷修改^为暗色,即 为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作员，系统根据所选择的 操作员显不其常用摘要，此时可以对该操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但 不能增加或修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进行整理，可 用“删除^功能完成，全部删除是将该操作员的常用摘要全部删掉，当某操作员不做制单 工作时，可使用此功能将该操作员的常用摘要全部删掉。 1、 增加常用摘要 以一般操作员身份登录，选“增加^则系统在数据区的最后一行之示，自动增加一个 空行，可頁接在此空行内输入新增加的常用摘要。 （1） 摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号 必须惟一，不能重复。一般采用数字编码，如oor\ -002-等。 （2）